Microsoft Word 的修订功能会记录所有修改，同时保留原始内容，让协作编辑过程完全透明可追溯。本指南将介绍如何开启该功能、切换标记视图，以及接受或拒绝修订，从而在整个编辑流程中保持文档内容的完整性。
修订功能一览
Word 的修订工具都在“审阅”选项卡下，但各自的作用不同。开始操作前先来快速了解一下。
| 功能 | 位置 | |
|---|---|---|
| 开启 / 使用修订 | 在你输入时记录修改，并以对应作者的颜色标记 | 审阅选项卡 > 修订组 |
| 接受或拒绝修订 | 单独或一次性应用/放弃修订内容 | 审阅选项卡 > 更改组 |
| 关闭 / 清除修订 | 停止记录新的修改，或清除已有的标记 | 审阅选项卡 > 修订组 |
| 更改修订标记颜色 | 自定义插入、删除等操作的标记颜色 | 审阅选项卡 > 修订对话框 > 高级选项 |
| 用 Kimi 文档更智能地审阅 | AI 辅助的注释、对比与文档审阅 | Kimi 文档 |
如何在 Word 中开启并使用修订功能
开启修订功能是在共享的 Word 文档中记录修改的第一步。一旦启用，每一处增删和格式变更都会自动以彩色标记显示出来。Word 会显示是谁做了哪些修改，确保在多轮审阅之间不遗漏任何信息。
步骤 1：打开“审阅”选项卡
打开文档后，点击功能区中的“审阅”选项卡。
步骤 2：开启“修订”功能
在“修订”组中，点击“修订”按钮以启用该功能，按钮会呈高亮状态以表示已开启。在 Windows 上也可以按 Ctrl+Shift+E，在 Mac 上按 Cmd+Shift+E 来切换该功能。这些步骤在当前所有桌面版 Microsoft Word 中均适用。
步骤 3：进行编辑
根据需要输入、删除、移动或调整文本格式。Word 会用下划线标记新插入的内容，用删除线标记被删除的内容。不同作者的编辑会以不同颜色显示，方便区分修改人。
步骤 4：选择修订的查看方式
使用“显示以供审阅”下拉菜单在不同视图间切换。“所有标记”会内嵌显示每一处修改；“简单标记”界面更简洁，仅在页边显示修改提示；“无标记”可让你预览最终文档的效果；“原始状态”则显示修改前的文本内容。
如何在 Word 中接受或拒绝修订
完成修订标记后，你可以逐条查看修改，也可以一次性清除整份文档的所有修订。这两种操作都可以在“审阅”选项卡的“更改”组中完成。
步骤 1：将光标移到文档开头
点击文档的最开始位置，让 Word 按顺序从头开始审阅修订内容。
步骤 2：逐条审阅修订内容
在“审阅”选项卡中，使用“下一处”或“上一处”按钮在各条修订之间切换，对每一处选择“接受”或“拒绝”，以应用或撤销该修改。
步骤 3：一次性接受或拒绝所有修订
点击“接受”或“拒绝”下方的下拉箭头，选择“接受所有修订”或“拒绝所有修订”，即可一步清除文档中的所有修订标记。
如何在 Word 中关闭并移除修订
关闭“修订”功能会停止记录新的编辑内容，但文档中已有的修订标记会一直保留，直到你单独接受、拒绝或清除它们。
步骤 1：关闭“修订”功能
进入“审阅”选项卡，再次点击“修订”按钮以取消选中状态，按钮不再呈高亮显示。此后新的编辑将不再被标记，但已有的修订标记仍会保留可见。
步骤 2：移除已有的修订
要清除所有已有的修订标记，可点击“接受”下方的下拉菜单并选择“接受所有修订”，或点击“拒绝”下方的下拉菜单并选择“拒绝所有修订”。这会移除文档中所有带颜色的修订标记。
步骤 3：确认文档是否已清理完毕
将“显示以供审阅”设置切换为“无标记”，确认在分享最终版本前文档中已不再显示任何修订痕迹。
如何在 Word 中修改修订标记的颜色
Word 会自动为每位审阅者分配不同的颜色。如果这些默认颜色不适合你的团队，可以通过“高级选项”对话框自定义插入、删除等各类修订标记的颜色。
步骤 1：打开“修订”对话框
在“审阅”选项卡中，点击“修订”组右下角的小箭头，打开“修订选项”对话框。
步骤 2：打开“高级选项”
在对话框中选择“高级选项”，即可进入详细的颜色和格式设置。
第三步：为每种标记类型选择颜色
使用“插入内容”“删除内容”“更改的行”等选项旁的下拉菜单来选择具体颜色。如果保持默认的“按作者”，Word 会根据编辑者自动分配颜色。
用 Kimi 文档更高效地审阅文档
Word 的“修订”功能会记录哪些内容被更改，以及是谁改的。这确实有用，但要在一份有几百处修改的长文档里逐条查看，仍然费时。Kimi 文档进一步简化了这一过程。它由智能的AI 文档助手驱动，能够读取带有修订记录或批注的文档，帮你审阅、标注并完成定稿，比在 Word 里逐行查看效率更高。
第一步：上传文档，说明所需的审阅方式
先把 Word 文件上传到 Kimi 文档。上传后，Kimi 会连同文档内容一起读取其中的修订记录和批注，因此你不需要再重复说明已经标注过的内容。接下来，描述你想要的审阅方式即可。
第二步：查看 Kimi 的标注并修改
如果文档中已经有上一轮留下的修订记录或批注，Kimi 也会读取并在此基础上继续处理。你无需从头开始，它可以接续人工审阅者的工作，也可以在已有的 AI 审阅结果上再加一层反馈。
第三步：下载已标注的文档
Kimi 处理完成后，将文件下载为 Word 文档。批注和建议会以内嵌的形式出现在文档中，就像同事留下的标记一样。之后你可以直接在 Word 里逐条接受、拒绝或回复。
Kimi 文档的主要功能
专家级内嵌标注： Kimi 不只是给出摘要，而是直接在 Word 文档中以内嵌批注的形式给出反馈。你可以提前告诉它审阅角度，比如法律、编辑或学术，它会在整篇文档中保持一致地应用这一角度。
基于现有标记继续处理： 如果文档中已经有上一轮的修订记录或批注，Kimi 会读取并在此基础上继续处理。这对多轮审阅尤其重要，因为你不必在每一轮之后都从头再来。
版本对比： 上传同一文档的两份草稿，让 Kimi 进行比较。它会找出两个版本之间的差异并给出摘要，你不必手动逐字对比。
支持多种文档类型： 无论是法律合同、研究论文、商业报告还是学生论文，流程都是一样的：上传文档，说明需求，获取标注后的版本。
Word 中“修订”与“批注”的区别
“修订”和“批注”的作用不同，具体该用哪一个取决于你要留下的反馈类型。必要时，两者也可以同时使用。
| 功能 | 修订 | 批注 |
|---|---|---|
| 用途 | 记录文本和格式的修改 | 添加说明或反馈，不改动文本 |
| 显示方式 | 以下划线/删除线的形式内嵌显示 | 在侧边栏气泡中显示 |
| 对内容的影响 | 可以被接受，从而永久应用修改 | 不会改变文档内容 |
| 适用场景 | 建议具体的措辞或格式修改 | 提出问题、给出反馈或指出问题 |
同时使用两者能让审阅者获得完整的信息：“修订”准确显示改动了什么，“批注”说明为什么这样改。
有效管理修订记录的实用技巧
只有一个人编辑时，修订功能很简单，但一旦涉及多人协作，管理起来就没那么容易了。以下几个习惯会有所帮助。
审阅开始前先统一设置。 颜色和显示偏好是保存在每个人自己电脑上的，不是保存在文件里的。如果一个人用的是“所有标记”，另一个人用的是“简单标记”，同一份文档看起来会大不相同。提前统一一下设置就能避免这个问题。
如果需要完整记录，就锁定修订。 普通的修订开关任何人都能关闭，这意味着有些改动可能悄悄溜过而不留痕迹。如果这会成为问题，可以在“审阅”>“修订”下启用“锁定修订”，它会为开关设置密码，从而保证记录完整不被中断。
共享前先切换到“无标记”视图。 文档里可能还留着未处理的修订而被不小心发出去。快速切到“无标记”视图，就能看到接收者最终会看到的效果，也能发现是否还有需要先处理的标记。
对外发送文件前先运行文档检查器。 依次打开“文件”>“信息”>“检查问题”>“检查文档”。这一步能找出并删除你可能不想让组织外部看到的修订记录、批注和审阅者姓名。
结语
Word 的修订功能能让审阅团队中的每个人都清楚看到哪里被改动过、是谁改的、什么时候改的。开启修订、接受修改、调整颜色以及整理最终文档所需的工具，都集中在“审阅”选项卡里。对于更复杂的审阅工作，Kimi 文档 可以在现有标记的基础上进行批注、比对和补充完善，让文档从草稿更快地变为定稿。