คู่มือทีละขั้นตอนวิธีเพิ่มลายเซ็นใน Google Docs

การเพิ่มลายเซ็นใน Google Doc เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับสัญญา การอนุมัติ และข้อตกลงที่เป็นทางการ ไม่ว่าคุณจะต้องการเครื่องหมายลายมือแบบรวดเร็วหรือการลงนามที่เป็นทางการและถูกต้องตามกฎหมาย Google Docs มีหลายวิธีให้คุณทำได้สำเร็จ ในคู่มือนี้ เราจะพาคุณไปทำความรู้จักกับสี่วิธีง่าย ๆ ตั้งแต่เครื่องมือในตัวไปจนถึงระบบอัตโนมัติอัจฉริยะ เพื่อให้คุณเลือกวิธีที่เหมาะกับการทำงานของคุณที่สุด

วิธีวาดลายเซ็นใน Google Docs

เครื่องมือ Drawing เป็นวิธีที่เข้าถึงง่ายที่สุดในการเพิ่มลายเซ็นลงใน Google Doc โดยตรง โดยไม่ต้องติดตั้งอะไรเพิ่มเติมหรือใช้ไฟล์ภายนอก ผลลัพธ์จะถูกแทรกเป็นรูปภาพฝังอยู่ในเอกสาร ซึ่งคุณสามารถปรับขนาดและย้ายตำแหน่งได้เหมือนรูปภาพทั่วไป

ขั้นตอนที่ 1: เปิดเครื่องมือ Drawing

วางเคอร์เซอร์ไว้ในตำแหน่งที่ต้องการให้ลายเซ็นปรากฏ จากนั้นไปที่ Insert > Drawing > New จะมีหน้าต่างวาดภาพเปิดขึ้นมาแยกต่างหาก

ขั้นตอนที่ 2: เลือกเครื่องมือ Scribble

คลิกลูกศรดรอปดาวน์ข้างไอคอนเส้น (Line) ในแถบเครื่องมือของหน้าต่างวาดภาพ แล้วเลือก "Scribble" ซึ่งจะเปลี่ยนเครื่องมือจากการวาดเส้นตรงเป็นการวาดด้วยมือเปล่า

ขั้นตอนที่ 3: วาดลายเซ็นของคุณ

ใช้เมาส์ แทร็กแพด หรือหน้าจอสัมผัส วาดลายเซ็นของคุณลงบนพื้นที่วาดภาพ ค่อย ๆ ทำไปได้เรื่อย ๆ เพราะคุณสามารถยกเลิกและทำซ้ำได้ตามต้องการ เมื่อพอใจกับผลลัพธ์แล้วให้คลิก "Save and Close"

ขั้นตอนที่ 4: ปรับขนาดและตำแหน่ง

ลายเซ็นจะถูกแทรกเข้าไปในเอกสารในรูปแบบภาพฝังตัว ลากจุดจับที่มุมเพื่อปรับขนาด และลากตัวภาพเพื่อย้ายตำแหน่ง หากต้องการให้ข้อความไหลอยู่ข้างภาพแทนที่จะอยู่ด้านล่าง ให้คลิกที่ภาพแล้วเปลี่ยนตัวเลือกการจัดวางข้อความเป็น "Wrap text"

วิธีแทรกลายเซ็นใน Google Docs ในรูปแบบภาพ

หากคุณมีลายเซ็นที่บันทึกเป็นไฟล์ภาพอยู่แล้ว คุณสามารถแทรกลายเซ็นนั้นได้โดยตรงแทนการวาดขึ้นใหม่

ขั้นตอนที่ 1: บันทึกไฟล์ภาพลายเซ็น

เซ็นชื่อของคุณบนกระดาษขาวเปล่าด้วยปากกาสีเข้ม จากนั้นสแกนหรือถ่ายภาพให้ชัดเจนด้วยโทรศัพท์ของคุณ แล้วบันทึกเป็นไฟล์ JPG หรือ PNG PNG จะดีกว่าเนื่องจากรองรับพื้นหลังโปร่งใส ซึ่งช่วยป้องกันไม่ให้มีกรอบสี่เหลี่ยมสีขาวปรากฏรอบลายเซ็นในเอกสาร

ขั้นตอนที่ 2: แทรกภาพลงในเอกสาร

วางเคอร์เซอร์ไว้ในตำแหน่งที่ต้องการให้ลายเซ็นปรากฏ จากนั้นไปที่ Insert > Image > Upload from computer แล้วเลือกไฟล์ที่บันทึกไว้

ขั้นตอนที่ 3: ปรับขนาดและการจัดวาง

ลากจุดจับที่มุมเพื่อปรับขนาดภาพให้ดูสมส่วนกับข้อความโดยรอบ ใช้ตัวเลือกการจัดวางข้อความหากต้องการให้ภาพอยู่ข้างเนื้อหาแทนที่จะดันเนื้อหาลงไปด้านล่าง

วิธีเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลใน Google Docs โดยใช้ eSignature

เครื่องมือ eSignature ในตัวของ Google จะสร้างคำขอลงนามที่มีการติดตามและตรวจสอบยืนยัน โดยการกระทำของผู้ลงนามแต่ละคนจะถูกบันทึกพร้อมประทับเวลาและยืนยันตัวตน

โปรดทราบว่าฟีเจอร์ eSignature มีให้ใช้งานเฉพาะในแผน Google Workspace แบบชำระเงินบางแผนเท่านั้น หากคุณไปที่ Tools > eSignature คุณอาจได้รับข้อความแจ้งว่าฟังก์ชันนี้ใช้งานได้เฉพาะเมื่อคุณสมัครแผน Google Workspace

ขั้นตอนที่ 1: เปิดเครื่องมือ eSignature

เมื่อเปิดเอกสารของคุณอยู่ ให้ไปที่ Tools > eSignature จะมีแผงด้านข้างเปิดขึ้นมาให้คุณตั้งค่าคำขอลงนาม ซึ่งจะสร้างลายเซ็นดิจิทัลใน Google Docs ที่แท้จริง ไม่ใช่แค่เครื่องหมายทางภาพเท่านั้น

ขั้นตอนที่ 2: เพิ่มช่องลายเซ็น

ใช้แผงด้านข้างลากช่องลายเซ็นไปวางในตำแหน่งที่เหมาะสมในเอกสาร กำหนดแต่ละช่องให้กับผู้ลงนามที่ถูกต้อง คุณสามารถเพิ่มช่องสำหรับวันที่ ชื่อย่อ และชื่อ นอกเหนือจากตัวลายเซ็นเองได้

ขั้นตอนที่ 3: ลงนามหรือส่งคำขอ

หากคุณกำลังลงนามในช่องของตัวเอง ให้คลิกที่ช่องนั้นแล้ววาดหรือพิมพ์ลายเซ็นของคุณโดยตรง หากต้องการขอลายเซ็นจากผู้อื่น ให้คลิก "Request signature" แล้วกรอกอีเมลของพวกเขา แต่ละคนจะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์สำหรับลงนามในเอกสาร และคุณสามารถติดตามสถานะของแต่ละคำขอได้จากแผง eSignature

นี่คือวิธีลงนามในเอกสารใน Google Docs ที่ใช้ได้ผลจริงสำหรับข้อตกลงที่เป็นทางการ ลายเซ็นดิจิทัลใน Google Docs ที่สร้างขึ้นผ่านเครื่องมือนี้มีน้ำหนักมากกว่าภาพที่วาดขึ้น เพราะรวมการยืนยันตัวตนและบันทึกการตรวจสอบไว้ด้วย

วิธีเพิ่มลายเซ็นด้วย Kimi Docs

ในฐานะเอเจนต์เอกสาร AI อัจฉริยะ Kimi Docs มีแนวทางที่แตกต่างออกไป เหมาะสำหรับสถานการณ์ที่คุณต้องการให้การจัดวางตำแหน่งเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ เพียงส่งออกไฟล์ Google Doc เป็นไฟล์ Word อัปโหลดไปยัง Kimi Docs พร้อมกับไฟล์ภาพลายเซ็นของคุณ อธิบายว่าต้องการให้ลายเซ็นอยู่ตรงไหน แล้วดาวน์โหลดเอกสารที่เสร็จสมบูรณ์ แทนที่จะต้องปรับขนาดและตำแหน่งลายเซ็นด้วยตนเองทุกครั้ง เพียงคำสั่ง prompt เดียวก็จัดการให้สม่ำเสมอในทุกไฟล์

ขั้นตอนที่ 1: อัปโหลดเอกสารและรูปลายเซ็นของคุณ

ส่งออก Google Doc ของคุณเป็นไฟล์ Word (File > Download > Microsoft Word) จากนั้นอัปโหลดไฟล์นั้นไปยัง Kimi Docs พร้อมกับรูปภาพลายเซ็นของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: ระบุตำแหน่งที่ต้องการวางลายเซ็น

บอก Kimi ว่าต้องการวางลายเซ็นตรงไหน และควรมีขนาดเท่าใดเมื่อเทียบกับเนื้อหาโดยรอบ

ขั้นตอนที่ 3: ตรวจสอบและดาวน์โหลด

Kimi จะวางลายเซ็นตามที่อธิบายไว้ และส่งเอกสารฉบับสมบูรณ์กลับมาให้ พร้อมสำหรับตรวจสอบหรือดาวน์โหลด

คุณสมบัติเด่นของ Kimi Docs

• ไม่ต้องจัดตำแหน่งเอง: เพียงระบุว่าต้องการวางลายเซ็นตรงไหนและขนาดเท่าใด แทนที่จะต้องลากและปรับขนาดด้วยตัวเอง Kimi จะวางลายเซ็นตามพรอมต์โดยไม่ต้องปรับแต่งเพิ่มเติมภายหลัง

• วางตำแหน่งได้สม่ำเสมอในทุกเอกสาร: คำอธิบายเดียวกันใช้ได้ผลทุกครั้งเมื่อเซ็นเอกสารที่มีโครงสร้างเดียวกัน ไม่ต้องปรับขนาดและตำแหน่งลายเซ็นใหม่ทุกครั้งสำหรับแต่ละไฟล์

• ใช้งานได้กับลายเซ็นทุกรูปแบบ: ไม่ว่าจะเป็นภาพสแกน รูปถ่ายจากโทรศัพท์ หรือไฟล์ PNG ก็ใช้งานได้เหมือนกันเมื่ออัปโหลดแล้ว คุณไม่ถูกจำกัดให้ใช้ได้แค่รูปแบบไฟล์เดียว

• แก้ไขไปพร้อมกับการเซ็น: Kimi สามารถปรับรูปแบบ แก้ไขระยะห่าง หรืออัปเดตส่วนอื่นๆ ของเอกสารได้ในขั้นตอนเดียวกับการเพิ่มลายเซ็น หากเอกสารต้องการการแก้ไขเล็กน้อยก่อนส่งออก ก็สามารถจัดการทั้งสองอย่างได้ในคำขอเดียว

• ใช้งานได้ทุกอุปกรณ์และแพลตฟอร์ม: ไม่ว่าคุณจะใช้แล็ปท็อป Windows, Mac, แท็บเล็ต หรือโทรศัพท์ ขั้นตอนก็เหมือนกันทั้งหมด ไม่ต้องติดตั้งอะไรและไม่ต้องเรียนรู้ขั้นตอนแยกสำหรับแต่ละอุปกรณ์

เปรียบเทียบ: วิธีไหนเหมาะกับคุณ

สรุป

การเลือกวิธีเซ็นลายเซ็นใน Google Docs ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ที่ใช้งาน เครื่องมือ Drawing เหมาะสำหรับการเซ็นแบบเร็วและไม่เป็นทางการ ส่วนการใช้รูปภาพที่บันทึกไว้จะสะดวกที่สุดหากคุณต้องเซ็นเอกสารเป็นประจำและต้องการข้ามขั้นตอนการตั้งค่า สำหรับสัญญาที่เป็นทางการ ฟีเจอร์ eSignature ในตัวของ Google มีระบบติดตามและรองรับผู้เซ็นหลายคนตามที่ต้องการ และหากคุณไม่อยากยุ่งกับการปรับขนาดและจัดตำแหน่งด้วยตัวเองเลย Kimi Docs จะวางลายเซ็นของคุณไว้ตรงตำแหน่งที่คุณกำหนดได้ทันที