วิธีแปลง Excel เป็นไฟล์ TXT: 3 วิธีแบบทำตามได้ทันที

Excel ช่วยให้จัดระเบียบและจัดการข้อมูลได้ง่าย แต่บางครั้งการแปลงสเปรดชีตเป็นไฟล์ข้อความธรรมดาก็จำเป็น เพื่อใช้แชร์ นำเข้าไปยังแอปพลิเคชันอื่น หรือจัดเก็บข้อมูลแบบเบาๆ การแปลงด้วยมืออาจใช้เวลานานและอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดด้านรูปแบบหรือข้อมูลสูญหายได้ บทความนี้จะพาไปดูวิธีแปลง Excel เป็นไฟล์ TXT ที่ง่ายที่สุด พร้อมรักษาความถูกต้องของข้อมูลไว้ครบถ้วน

ทำไมต้องส่งออกข้อมูล Excel เป็นไฟล์ข้อความ?

สเปรดชีต Excel ถูกใช้อย่างแพร่หลายในการจัดระเบียบข้อมูล แต่บางครั้งรูปแบบที่เรียบง่ายกว่าก็ตอบโจทย์ได้ดีกว่า ไฟล์ข้อความให้วิธีจัดการข้อมูลที่เบาและยืดหยุ่นโดยไม่มีองค์ประกอบส่วนเกิน มาดูกันว่าการส่งออกข้อมูล Excel เป็น TXT ช่วยปรับปรุงการแชร์ การจัดเก็บ และความเข้ากันได้อย่างไร

• ทำให้การแชร์ข้อมูลง่ายขึ้น

การแชร์ไฟล์ Excel ขนาดใหญ่บางครั้งอาจเกิดปัญหาเมื่อผู้รับไม่มีซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม หรือต้องการเพียงข้อมูลดิบ ไฟล์ TXT ช่วยลดข้อจำกัดนี้เพราะเปิดได้ง่ายบนอุปกรณ์และแอปพลิเคชันที่หลากหลาย ทำให้การแลกเปลี่ยนชุดข้อมูลง่ายๆ รวดเร็วและสะดวกยิ่งขึ้น

• ลดขนาดไฟล์

ไฟล์ Excel มักมีการจัดรูปแบบ สูตร แผนภูมิ และองค์ประกอบอื่นๆ ที่เพิ่มขนาดไฟล์ ไฟล์ TXT จะเก็บไว้เฉพาะข้อมูลที่จำเป็น ทำให้ไฟล์มีขนาดเล็กและเบากว่า ซึ่งมีประโยชน์เมื่อต้องส่งข้อมูลจำนวนมากหรือจัดเก็บไฟล์สำรองข้อมูลหลายชุด

• รับประกันความเข้ากันได้

โปรแกรมต่างๆ อาจจัดการรูปแบบ Excel แตกต่างกัน ซึ่งอาจนำไปสู่ข้อผิดพลาดเมื่อเปิดหรือนำเข้าไฟล์ ไฟล์ TXT ใช้โครงสร้างที่เรียบง่ายและได้รับการสนับสนุนอย่างแพร่หลายในทุกแพลตฟอร์มและซอฟต์แวร์ ทำให้ข้อมูลสามารถเคลื่อนย้ายระหว่างระบบต่างๆ ได้อย่างราบรื่นโดยไม่มีปัญหาเรื่องรูปแบบ

• ทำให้การสำรองข้อมูลง่ายขึ้น

การเก็บข้อมูลสเปรดชีตสำคัญไว้เป็นเวอร์ชันข้อความช่วยเพิ่มตัวเลือกสำรองข้อมูลที่จัดเก็บและเข้าถึงได้ง่าย เนื่องจากไฟล์ TXT ไม่ต้องพึ่งพาฟีเจอร์ซอฟต์แวร์เฉพาะเจาะจง ทำให้ยังคงอ่านได้ในระยะยาว ซึ่งมีประโยชน์สำหรับการเก็บรักษาข้อมูลสำคัญในรูปแบบที่น่าเชื่อถือ

• สนับสนุนการนำเข้าเข้าสู่ระบบ

ฐานข้อมูล แอปพลิเคชัน และเครื่องมือออนไลน์หลายตัวต้องการข้อมูลในรูปแบบข้อความเพื่อนำเข้าข้อมูล การแปลงชีต Excel เป็นไฟล์ TXT เตรียมข้อมูลให้พร้อมสำหรับระบบเหล่านี้โดยไม่มีการจัดรูปแบบส่วนเกิน โครงสร้างที่เรียบง่ายช่วยให้แพลตฟอร์มอ่านและประมวลผลข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

• ลดความยุ่งเหยิงของการจัดรูปแบบ

สเปรดชีตมักมีองค์ประกอบด้านการออกแบบ เช่น สี เส้นขอบ สูตร และเลย์เอาต์ ซึ่งไม่จำเป็นสำหรับการประมวลผลข้อมูลดิบ ไฟล์ TXT ตัดรายละเอียดส่วนเกินเหล่านี้ออก และเน้นเฉพาะข้อมูลจริงๆ ทำให้ได้รูปแบบที่สะอาดขึ้นสำหรับการวิเคราะห์ การย้ายข้อมูล และเวิร์กโฟลว์แบบอัตโนมัติ

ภาพรวมโดยย่อของ 3 วิธีในการแปลง Excel เป็น TXT

มีหลายวิธีในการแปลงข้อมูล Excel เป็นไฟล์ TXT ขึ้นอยู่กับเวิร์กโฟลว์ของคุณและระดับการควบคุมที่ต้องการ หากต้องการวิธีที่รวดเร็วโดยใช้ AI ช่วยเตรียมข้อมูล คุณสามารถเริ่มต้นด้วย Kimi Sheets หากต้องการใช้ตัวเลือกในตัวของ Excel หรือวิธีทำเองแบบง่ายๆ ให้ดูวิธีการแปลงแบบดั้งเดิมด้านล่าง

จะแปลง Excel เป็นไฟล์ข้อความด้วยเครื่องมือ AI อย่างไร?

การแปลงข้อมูล Excel เป็นไฟล์ TXT จะง่ายขึ้นมากด้วยเครื่องมือที่ใช้ AI ซึ่งสามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ Kimi Sheets ซึ่งเป็น AI Excel agent ช่วยลดความยุ่งยากของงานสเปรดชีต โดยให้ผู้ใช้จัดการ จัดระเบียบ และส่งออกข้อมูลได้โดยใช้ความพยายามน้อยที่สุด ต่อไปนี้คือวิธีแปลง XLS เป็น TXT ด้วย Kimi Sheets

ขั้นตอนที่ 1: อัปโหลดไฟล์ Excel และป้อนพรอมป์

อัปโหลดสเปรดชีต Excel ของคุณไปยัง Kimi Sheets จากนั้นป้อนพรอมป์เพื่อขอให้แปลงไฟล์เป็น TXT ส่งคำขอและรอให้การแปลงเริ่มต้นขึ้น

ตัวอย่างพรอมป์:

ขั้นตอนที่ 2: ให้ AI ประมวลผลและสร้างผลลัพธ์

หลังจากได้รับคำสั่งของคุณแล้ว Kimi Sheets จะวิเคราะห์ไฟล์ Excel ที่อัปโหลดและประมวลผลข้อมูลตามที่คุณต้องการ โดยแปลงเนื้อหาสเปรดชีตให้เป็นรูปแบบข้อความ พร้อมทั้งรักษารายละเอียดสำคัญไว้และลบองค์ประกอบสเปรดชีตที่ไม่จำเป็นออก

ขั้นตอนที่ 3: ดูตัวอย่างและดาวน์โหลดไฟล์ข้อความ

เมื่อการแปลงเสร็จสมบูรณ์แล้ว ให้ตรวจสอบไฟล์ TXT ที่สร้างขึ้นเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลแสดงผลได้อย่างถูกต้อง

หลังจากตรวจสอบผลลัพธ์แล้ว ให้ดาวน์โหลดไฟล์ข้อความและนำไปใช้สำหรับการแชร์ การนำเข้า การสำรองข้อมูล หรืองานอื่น ๆ ที่ต้องการรูปแบบข้อความอย่างง่าย

คุณสมบัติเด่นของ Kimi Sheets

• ทำความสะอาดและจัดโครงสร้างข้อมูล Excel ใหม่ก่อนส่งออกเป็น TXT: ไฟล์ TXT จัดเก็บข้อมูลเป็นข้อความล้วน ดังนั้นตารางที่ยุ่งเหยิงอาจทำให้เกิดปัญหาด้านการอ่านหลังการแปลง Kimi Sheets ช่วยทำความสะอาดตาราง ลบเนื้อหาที่ไม่จำเป็น และจัดเรียงคอลัมน์ใหม่ก่อนส่งออกข้อมูล Excel เป็นรูปแบบ TXT ที่มีโครงสร้าง

• จัดรูปแบบคอลัมน์สำหรับการส่งออกข้อมูลเป็นข้อความ: เมื่อแปลง Excel เป็น TXT การเลือกโครงสร้างข้อมูลที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ Kimi Sheets ช่วยปรับรูปแบบคอลัมน์ ทำให้ค่าข้อมูลเป็นมาตรฐาน และเตรียมเนื้อหาสเปรดชีต เพื่อให้ไฟล์ข้อความที่ส่งออกอ่านและประมวลผลได้ง่ายขึ้น

• จัดการการแปลง Excel เป็น TXT ขนาดใหญ่ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น: สำหรับสเปรดชีตขนาดใหญ่ที่มีข้อมูลหลายพันแถว การเตรียมข้อมูลด้วยตนเองอาจใช้เวลานาน Kimi Sheets ช่วยประมวลผลชุดข้อมูลขนาดใหญ่ ตรวจหาความไม่สอดคล้อง และจัดระเบียบข้อมูลก่อนแปลงเป็นรูปแบบ TXT

• สร้างสูตรเพื่อเตรียมข้อมูลสำหรับการแปลงเป็น TXT: ก่อนส่งออกข้อมูล Excel เป็น TXT ผู้ใช้อาจต้องรวมคอลัมน์ แยกข้อความ หรือทำให้รูปแบบเป็นมาตรฐาน Kimi Sheets สามารถช่วยสร้างสูตรสำหรับงานต่าง ๆ เช่น การจัดรูปแบบข้อความ การรวมข้อมูล และการเตรียมเนื้อหา

• แปลงข้อมูลสเปรดชีตเป็นรูปแบบข้อความที่มีโครงสร้าง: Kimi Sheets ช่วยแปลงเนื้อหาสเปรดชีตที่ไม่มีโครงสร้างให้เป็นตารางที่สะอาดขึ้น มีแถวและคอลัมน์ที่สอดคล้องกัน ทำให้ง่ายต่อการส่งออกข้อมูลสำหรับไฟล์ TXT ฐานข้อมูล สคริปต์ หรือขั้นตอนการทำงานที่ใช้ข้อความอื่น ๆ

วิธีบันทึกไฟล์ Excel เป็นไฟล์ TXT โดยใช้ฟีเจอร์ "Save As"

การบันทึกไฟล์ Excel เป็นไฟล์ TXT เป็นวิธีง่าย ๆ ในการสร้างเวอร์ชันข้อความที่มีขนาดเบาของข้อมูลสเปรดชีตของคุณ ตัวเลือก "Save As" ที่มีอยู่ใน Excel ช่วยให้คุณเปลี่ยนรูปแบบไฟล์ได้โดยไม่ต้องใช้เครื่องมือเพิ่มเติม นี่คือวิธีแปลง Excel เป็นไฟล์ข้อความโดยใช้ฟีเจอร์ "Save As"

ขั้นตอนที่ 1: เปิดตัวเลือก "Save As"

เปิดไฟล์ Excel ของคุณและคลิกที่เมนู "File" ที่มุมซ้ายบน จากนั้นเลือก "Save As" เพื่อเปิดตัวเลือกสำหรับการเลือกตำแหน่งและรูปแบบไฟล์ใหม่

ขั้นตอนที่ 2: เลือกรูปแบบไฟล์ TXT

เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกไฟล์และป้อนชื่อไฟล์ที่ต้องการ ในส่วน "Save as type" ให้คลิกเมนูดรอปดาวน์ เลือก "Text" หรือ "Text (Tab delimited) (*.txt)" แล้วเลือก "Save"

ขั้นตอนที่ 3: ยืนยันและเปิดไฟล์ TXT

หลังจากคลิก "Save" Excel จะแปลงสเปรดชีตเป็นไฟล์ข้อความและจัดเก็บไว้ในตำแหน่งที่เลือก เปิดไฟล์ TXT ที่บันทึกไว้จากโฟลเดอร์ของคุณเพื่อตรวจสอบว่าข้อมูลถูกแปลงสำเร็จแล้ว

วิธีบันทึกไฟล์ Excel เป็นไฟล์ TXT ด้วยตนเอง (คัดลอกและวาง)

การคัดลอกและวางข้อมูล Excel ลงในไฟล์ข้อความด้วยตนเองเป็นวิธีง่าย ๆ เมื่อคุณต้องการแปลงข้อมูลเพียงเล็กน้อย วิธีนี้ไม่ต้องใช้เครื่องมือเพิ่มเติมและช่วยให้คุณควบคุมได้ว่าต้องการโอนย้ายข้อมูลใดบ้าง ด้วยการคัดลอกเซลล์ที่ต้องการและวางลงในโปรแกรมแก้ไขข้อความ คุณสามารถสร้างไฟล์ TXT ได้อย่างรวดเร็ว นี่คือวิธีเริ่มต้น

ขั้นตอนที่ 1: เลือกและคัดลอกข้อมูล Excel

เปิดไฟล์ Excel ของคุณและไฮไลต์เซลล์ที่คุณต้องการแปลงเป็นไฟล์ข้อความ คลิกขวาที่พื้นที่ที่เลือกและเลือก "Copy" หรือใช้คีย์ลัดเพื่อคัดลอกเนื้อหาสเปรดชีต

ขั้นตอนที่ 2: วางข้อมูลลงในโปรแกรมแก้ไขข้อความ

เปิดโปรแกรมแก้ไขข้อความ เช่น Notepad และวางข้อมูล Excel ที่คัดลอกไว้ลงในเอกสารใหม่ ตรวจสอบเนื้อหาเพื่อให้แน่ใจว่าแถวและคอลัมน์แสดงผลถูกต้องในรูปแบบข้อความล้วน

ขั้นตอนที่ 3: บันทึกเอกสารเป็นไฟล์ TXT

คลิก "File" ในโปรแกรมแก้ไขข้อความและเลือก "Save As" ป้อนชื่อไฟล์ เลือก "Text Documents (*.txt)" เป็นประเภทไฟล์ แล้วคลิก "Save" เพื่อสร้างไฟล์ TXT ของคุณ

สิ่งที่ควรพิจารณาก่อนแปลง Excel เป็น TXT

ก่อนที่คุณจะแปลงไฟล์ Excel เป็น TXT สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าองค์ประกอบต่าง ๆ ของสเปรดชีตจะทำงานอย่างไรในรูปแบบข้อความธรรมดา ไฟล์ TXT จะตัดคุณสมบัติหลายอย่างของ Excel ออกไป ดังนั้นการตรวจสอบโครงสร้างข้อมูลและการตั้งค่าการส่งออกจะช่วยป้องกันข้อผิดพลาดได้ การพิจารณาปัจจัยเหล่านี้จะช่วยให้ไฟล์ที่แปลงแล้วมีความถูกต้องและอ่านง่าย:

• เลือกประเภทตัวคั่นอย่างรอบคอบ

เมื่อคุณแปลงไฟล์ Excel เป็น TXT ตัวคั่นจะเป็นสิ่งที่กำหนดว่าคอลัมน์ต่าง ๆ จะถูกแยกออกจากกันในไฟล์ข้อความอย่างไร ตัวเลือกที่พบบ่อยได้แก่ จุลภาค แท็บ หรือตัวคั่นอื่น ๆ การเลือกตัวคั่นที่เหมาะสมจะช่วยรักษาโครงสร้างที่ถูกต้องและป้องกันไม่ให้ข้อมูลปนกันหรืออ่านยาก

• แยกชีตหลายแผ่นตามความจำเป็น

เวิร์กบุ๊กของ Excel สามารถมีหลายชีตได้ แต่ไฟล์ TXT มักจะเก็บข้อมูลจากชีตเดียวได้ในแต่ละครั้งเท่านั้น ก่อนแปลงไฟล์ ควรตรวจสอบว่าแต่ละเวิร์กชีตจำเป็นต้องแยกส่งออกหรือไม่ การจัดระเบียบชีตแต่ละแผ่นอย่างเหมาะสมจะช่วยให้ข้อมูลชัดเจนและป้องกันไม่ให้ข้อมูลสำคัญตกหล่น

• สูตรจะถูกแปลงเป็นค่า

สูตรใน Excel จะคำนวณค่าแบบไดนามิก แต่ไฟล์ TXT จะเก็บเฉพาะข้อมูลข้อความธรรมดาเท่านั้น ในระหว่างการแปลง สูตรมักจะถูกแทนที่ด้วยผลลัพธ์ที่คำนวณได้ในขณะนั้น แทนที่จะยังคงแก้ไขได้ หากคุณต้องใช้สูตรดั้งเดิมในภายหลัง ควรบันทึกสำเนาไฟล์ Excel ไว้ก่อนส่งออก

• อักขระพิเศษอาจแสดงผลผิดพลาด

สัญลักษณ์ ภาษา หรืออักขระพิเศษบางอย่างอาจแสดงผลไม่ถูกต้องหลังจากแปลงข้อมูล Excel เป็นรูปแบบ TXT ซึ่งอาจเกิดขึ้นได้เมื่อไฟล์ข้อความไม่รองรับชุดอักขระบางประเภท การตรวจสอบไฟล์ที่แปลงแล้วจะช่วยให้พบและแก้ไขอักขระที่ขาดหายหรือไม่ถูกต้อง

• การจัดรูปแบบและสีจะสูญหาย

ไฟล์ TXT มีเพียงข้อความดิบเท่านั้น ซึ่งหมายความว่าคุณสมบัติของ Excel เช่น สี ฟอนต์ เส้นขอบ และการจัดรูปแบบเซลล์จะไม่ถูกเก็บรักษาไว้ เมื่อคุณแปลงไฟล์ Excel เป็น TXT จะเหลือเพียงข้อมูลจริงในไฟล์ที่ส่งออก หากการจัดรูปแบบมีความสำคัญ ควรเก็บสเปรดชีตต้นฉบับไว้เป็นอีกเวอร์ชันหนึ่งแยกต่างหาก

• ยืนยันการเข้ารหัสไฟล์ที่ถูกต้อง

การเข้ารหัสไฟล์เป็นสิ่งที่ควบคุมวิธีการเก็บและแสดงอักขระในไฟล์ TXT การเลือกการเข้ารหัสที่ถูกต้อง เช่น UTF-8 จะช่วยรักษาความถูกต้องของข้อความและป้องกันปัญหาการแสดงผล การตรวจสอบการตั้งค่าการเข้ารหัสก่อนส่งออกจะช่วยให้ไฟล์ที่แปลงแล้วทำงานได้อย่างถูกต้องในระบบต่าง ๆ

สรุป

การเข้าใจวิธีแปลง Excel เป็นไฟล์ TXT จะช่วยให้คุณเลือกวิธีที่เหมาะสมตามความต้องการด้านข้อมูลของคุณ ไม่ว่าคุณจะต้องการการส่งออกแบบง่าย ๆ วิธีการทำด้วยตนเอง หรือวิธีที่ชาญฉลาดกว่าในการเตรียมสเปรดชีต การเลือกตัวเลือกที่เหมาะสมจะช่วยประหยัดเวลาและป้องกันข้อผิดพลาดได้ สำหรับประสบการณ์การแปลงที่ราบรื่นขึ้นพร้อมการจัดการข้อมูลที่ดีกว่า ลองใช้ Kimi Sheets เพื่อทำให้ขั้นตอนการแปลงจาก Excel เป็น TXT ของคุณง่ายขึ้น เริ่มต้นใช้งาน Kimi Sheets เพื่อจัดระเบียบ เตรียม และแปลงข้อมูลสเปรดชีตของคุณได้อย่างง่ายดาย