ฟีเจอร์ Track Changes ของ Microsoft Word จะบันทึกการแก้ไขทั้งหมดพร้อมทั้งคงเนื้อหาต้นฉบับไว้ ทำให้สามารถทำงานร่วมกันในการแก้ไขเอกสารได้อย่างโปร่งใสในทุกขั้นตอน คู่มือนี้จะอธิบายขั้นตอนการเปิดใช้ฟีเจอร์ การดูมุมมองมาร์กอัป และการยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง เพื่อรักษาความถูกต้องของเอกสารตลอดกระบวนการตรวจแก้
ภาพรวมของฟังก์ชัน Track Changes ต่างๆ
เครื่องมือ Track Changes ของ Word อยู่ในแท็บ Review ทั้งหมด แต่แต่ละอย่างทำหน้าที่ต่างกัน นี่คือภาพรวมโดยสังเขปก่อนเข้าสู่ขั้นตอน
| ฟังก์ชัน | ตำแหน่ง | |
|---|---|---|
| เปิด / ใช้งาน Track Changes | บันทึกการแก้ไขขณะพิมพ์ พร้อมมาร์กอัปที่แสดงสีตามผู้เขียน | แท็บ Review > กลุ่ม Tracking |
| ยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง | นำไปใช้หรือยกเลิกการแก้ไขที่ถูกติดตาม ทั้งแบบทีละรายการหรือทั้งหมดในครั้งเดียว | แท็บ Review > กลุ่ม Changes |
| ปิด / ลบ Track Changes | หยุดการบันทึกการแก้ไขใหม่ หรือล้างการแสดงเครื่องหมายแก้ไขที่มีอยู่ | แท็บ Review > กลุ่ม Tracking |
| เปลี่ยนสีของ Track Changes | ปรับแต่งสีของเครื่องหมายแก้ไขสำหรับการเพิ่ม การลบ และอื่น ๆ | แท็บ Review > กล่องโต้ตอบ Tracking > Advanced Options |
| รีวิวเอกสารได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้นด้วย Kimi Docs | การใส่คำอธิบายประกอบ เปรียบเทียบ และรีวิวเอกสารด้วยความช่วยเหลือจาก AI | Kimi Docs |
วิธีเปิดใช้และใช้งาน Track Changes ใน Word
การเปิดใช้ Track Changes เป็นขั้นตอนแรกในการบันทึกการแก้ไขในเอกสาร Word ที่ใช้งานร่วมกัน เมื่อเปิดใช้งานแล้ว การเพิ่ม การลบ และการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบทุกครั้งจะถูกทำเครื่องหมายด้วยสีโดยอัตโนมัติ Word จะแสดงให้คุณเห็นว่าใครเป็นผู้แก้ไขแต่ละส่วนและมีการเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง จึงไม่มีข้อมูลใดตกหล่นไปในแต่ละรอบการตรวจทาน
ขั้นตอนที่ 1: เปิดแท็บ Review
เมื่อเปิดเอกสารแล้ว ให้คลิกแท็บ "Review" บนริบบอน
ขั้นตอนที่ 2: เปิดใช้ Track Changes
ในกลุ่ม Tracking ให้คลิก "Track Changes" เพื่อเปิดใช้งาน ปุ่มจะสว่างขึ้นเพื่อแสดงว่าเปิดอยู่ คุณสามารถกด Ctrl+Shift+E บน Windows หรือ Cmd+Shift+E บน Mac เพื่อสลับการเปิด-ปิดได้เช่นกัน ขั้นตอนเดียวกันนี้ใช้ได้กับ Microsoft Word ในทุกเวอร์ชันเดสก์ท็อปปัจจุบัน
ขั้นตอนที่ 3: ทำการแก้ไข
พิมพ์ ลบ ย้าย หรือจัดรูปแบบข้อความตามต้องการ Word จะทำเครื่องหมายการเพิ่มข้อความด้วยเส้นใต้ และการลบข้อความด้วยเส้นขีดทับ การแก้ไขของผู้เขียนแต่ละคนจะแสดงด้วยสีที่แตกต่างกัน เพื่อให้คุณทราบว่าใครเป็นผู้แก้ไขส่วนใด
ขั้นตอนที่ 4: เลือกวิธีดูการเปลี่ยนแปลง
ใช้ดรอปดาวน์ "Display for Review" เพื่อสลับระหว่างมุมมองต่าง ๆ "All Markup" จะแสดงการแก้ไขทุกจุดแบบแทรกในเนื้อหา "Simple Markup" ให้มุมมองที่ดูสะอาดขึ้นโดยมีตัวบ่งชี้การเปลี่ยนแปลงอยู่ที่ขอบกระดาษ "No Markup" ช่วยให้คุณดูตัวอย่างว่าเอกสารฉบับสุดท้ายจะมีลักษณะอย่างไร "Original" แสดงข้อความก่อนมีการแก้ไขใด ๆ
วิธียอมรับหรือปฏิเสธการแก้ไขที่ถูกติดตามใน Word
เมื่อมีการติดตามการแก้ไขแล้ว คุณสามารถตรวจทีละรายการ หรือล้างทั้งเอกสารในขั้นตอนเดียวก็ได้ กลุ่ม Changes ในแท็บ Review รองรับทั้งสองวิธีนี้
ขั้นตอนที่ 1: ไปยังจุดเริ่มต้นของเอกสาร
คลิกที่จุดเริ่มต้นของเอกสาร เพื่อให้ Word ตรวจทานการเปลี่ยนแปลงตามลำดับตั้งแต่ต้น
ขั้นตอนที่ 2: ตรวจทานการเปลี่ยนแปลงทีละรายการ
ในแท็บ Review ให้ใช้ "Next" หรือ "Previous" เพื่อเลื่อนไปยังการแก้ไขที่ถูกติดตามแต่ละรายการ เลือก "Accept" หรือ "Reject" สำหรับแต่ละรายการเพื่อยอมรับหรือลบการแก้ไขนั้น
ขั้นตอนที่ 3: ยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในครั้งเดียว
คลิกลูกศรดรอปดาวน์ใต้ "Accept" หรือ "Reject" แล้วเลือก "Accept All Changes" หรือ "Reject All Changes" วิธีนี้จะล้างเครื่องหมายการแก้ไขทั้งหมดออกจากเอกสารในขั้นตอนเดียว
วิธีปิดและลบ Track Changes ใน Word
การปิด Track Changes จะทำให้การแก้ไขใหม่ ๆ ไม่ถูกบันทึกอีกต่อไป ส่วนเครื่องหมายที่มีอยู่แล้วในเอกสารจะยังคงอยู่จนกว่าคุณจะยอมรับ ปฏิเสธ หรือล้างมันออกแยกต่างหาก
ขั้นตอนที่ 1: ปิด Track Changes
ไปที่แท็บ Review แล้วคลิก "Track Changes" อีกครั้งเพื่อยกเลิกการเลือก ปุ่มจะหยุดไฮไลต์ การแก้ไขใหม่จะไม่ถูกทำเครื่องหมายอีกต่อไป แต่เครื่องหมายที่มีอยู่แล้วจะยังคงแสดงอยู่
ขั้นตอนที่ 2: ลบเครื่องหมายการเปลี่ยนแปลงที่มีอยู่
เพื่อล้างเครื่องหมายทั้งหมดที่มีอยู่ คลิกดรอปดาวน์ใต้ "Accept" แล้วเลือก "Accept All Changes" หรือคลิกใต้ "Reject" แล้วเลือก "Reject All Changes" วิธีนี้จะลบเครื่องหมายแก้ไขที่มีสีทั้งหมดออกจากเอกสาร
ขั้นตอนที่ 3: ตรวจสอบว่าเอกสารสะอาดแล้ว
เปลี่ยนการตั้งค่า "Display for Review" เป็น "No Markup" เพื่อยืนยันว่าไม่มีเครื่องหมายการเปลี่ยนแปลงเหลืออยู่ ก่อนแชร์เอกสารฉบับสุดท้าย
วิธีเปลี่ยนสีของ Track Changes ใน Word
Word จะกำหนดสีที่แตกต่างกันให้กับผู้ตรวจแก้แต่ละคนโดยอัตโนมัติ หากสีเริ่มต้นเหล่านั้นไม่เหมาะกับทีมของคุณ คุณสามารถปรับแต่งสีสำหรับการเพิ่มข้อความ การลบข้อความ และประเภทเครื่องหมายอื่น ๆ ได้ผ่านกล่องโต้ตอบ Advanced Options
ขั้นตอนที่ 1: เปิดกล่องโต้ตอบ Tracking
ในแท็บ Review คลิกลูกศรเล็ก ๆ ที่มุมขวาล่างของกลุ่ม Tracking ซึ่งจะเปิดกล่องโต้ตอบ Track Changes Options
ขั้นตอนที่ 2: เปิด Advanced Options
เลือก "Advanced Options" ในกล่องโต้ตอบเพื่อเข้าถึงการตั้งค่าสีและรูปแบบโดยละเอียด
ขั้นตอนที่ 3: เลือกสีสำหรับเครื่องหมายแต่ละประเภท
ใช้ดรอปดาวน์ข้าง "Insertions," "Deletions," "Changed lines," และประเภทอื่น ๆ เพื่อเลือกสีที่ต้องการ หากคุณเว้นไว้เป็น "By author" Word จะกำหนดสีให้โดยอัตโนมัติตามผู้ที่ทำการแก้ไขแต่ละครั้ง
วิธีตรวจแก้เอกสารอย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้นด้วย Kimi Docs
Track Changes ของ Word บันทึกว่ามีการเปลี่ยนแปลงอะไรและใครเป็นคนแก้ไข ซึ่งมีประโยชน์ แต่การไล่ตรวจเอกสารยาว ๆ ที่มีการแก้ไขนับร้อยครั้งก็ยังใช้เวลานาน Kimi Docs ก้าวไปอีกขั้น ด้วยการขับเคลื่อนจาก AI document agent ที่ฉลาด มันสามารถอ่านเอกสารที่มีการติดตามการเปลี่ยนแปลงหรือความเห็นต่าง ๆ และช่วยคุณตรวจ อธิบาย และสรุปให้เสร็จสมบูรณ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าการไล่ทีละบรรทัดใน Word
ขั้นตอนที่ 1: อัปโหลดเอกสารและระบุประเภทการตรวจที่คุณต้องการ
เริ่มต้นด้วยการอัปโหลดไฟล์ Word ไปยัง Kimi Docs เมื่ออัปโหลดแล้ว Kimi จะอ่านการติดตามการเปลี่ยนแปลงและความเห็นควบคู่ไปกับเนื้อหาเอกสาร ทำให้คุณไม่ต้องสรุปสิ่งที่ถูกทำเครื่องหมายไว้แล้วอีก จากนั้นให้อธิบายประเภทการตรวจที่คุณต้องการ
ขั้นตอนที่ 2: ตรวจสอบคำอธิบายประกอบของ Kimi และแก้ไข
หากเอกสารมีการติดตามการเปลี่ยนแปลง (tracked changes) หรือความคิดเห็นจากรอบก่อนอยู่แล้ว Kimi จะอ่านสิ่งเหล่านั้นด้วยและต่อยอดจากมัน คุณไม่จำเป็นต้องเริ่มใหม่ตั้งแต่ต้น มันสามารถทำงานต่อจากจุดที่ผู้ตรวจสอบที่เป็นมนุษย์หยุดไว้ หรือเพิ่มความคิดเห็นอีกชั้นทับบนสิ่งที่ AI ทำไว้ก่อนหน้านี้ก็ได้
ขั้นตอนที่ 3: ดาวน์โหลดเอกสารที่มีคำอธิบายประกอบ
เมื่อ Kimi ทำงานเสร็จแล้ว ให้ดาวน์โหลดไฟล์เป็นเอกสาร Word ความคิดเห็นและคำแนะนำจะปรากฏอยู่ในเนื้อเอกสารเช่นเดียวกับที่เพื่อนร่วมงานจะทำเครื่องหมายไว้ จากนั้นคุณสามารถยอมรับ ปฏิเสธ หรือตอบกลับแต่ละรายการได้โดยตรงใน Word
ฟีเจอร์สำคัญของ Kimi Docs
คำอธิบายประกอบแบบอินไลน์ระดับผู้เชี่ยวชาญ: แทนที่จะส่งกลับเป็นบทสรุป Kimi จะวางคำแนะนำของมันไว้ในเอกสาร Word โดยตรงในรูปแบบความคิดเห็นแบบอินไลน์ คุณสามารถบอกมุมมองในการตรวจสอบล่วงหน้าได้ ไม่ว่าจะเป็นเชิงกฎหมาย เชิงบรรณาธิการ หรือเชิงวิชาการ และมันจะใช้มุมมองนั้นอย่างสอดคล้องกันตลอดทั้งเอกสาร
ทำงานต่อจากเครื่องหมายที่มีอยู่แล้ว: หากเอกสารมีการติดตามการเปลี่ยนแปลงหรือความคิดเห็นจากรอบก่อนอยู่แล้ว Kimi จะอ่านสิ่งเหล่านั้นและต่อยอดจากมัน สิ่งนี้สำคัญมากสำหรับการตรวจสอบหลายรอบ ที่คุณไม่ต้องการเริ่มต้นใหม่ทุกครั้งหลังจากรอบก่อนหน้า
เปรียบเทียบเวอร์ชันแบบเคียงข้างกัน: อัปโหลดเอกสารร่างสองฉบับของเอกสารเดียวกันและให้ Kimi เปรียบเทียบ มันจะระบุสิ่งที่เปลี่ยนแปลงระหว่างสองเวอร์ชันและให้บทสรุปกับคุณ เพื่อที่คุณจะไม่ต้องค้นหาความแตกต่างด้วยตนเอง
รองรับเอกสารหลากหลายประเภท: สัญญาทางกฎหมาย เอกสารวิจัย รายงานธุรกิจ เรียงความของนักเรียน ขั้นตอนการทำงานเหมือนกันไม่ว่าเอกสารจะเป็นแบบใด อัปโหลดเอกสาร บอกสิ่งที่คุณต้องการ และรับเวอร์ชันที่มีคำอธิบายประกอบกลับมา
Track Changes เทียบกับ Comments ใน Word
Track Changes และ Comments ทำหน้าที่แตกต่างกัน และการรู้ว่าควรใช้อันไหนขึ้นอยู่กับประเภทของความคิดเห็นที่คุณต้องการทิ้งไว้ ใช้ทั้งสองอย่างพร้อมกันเมื่อจำเป็น
| ฟีเจอร์ | Track Changes | Comments |
|---|---|---|
| จุดประสงค์ | บันทึกการแก้ไขข้อความและการจัดรูปแบบ | เพิ่มบันทึกหรือความคิดเห็นโดยไม่เปลี่ยนแปลงข้อความ |
| การแสดงผล | แสดงแบบอินไลน์เป็นเส้นใต้/เส้นขีดทับ | แสดงในกล่องข้อความด้านขอบ |
| ผลกระทบต่อเนื้อหา | สามารถยอมรับเพื่อใช้การแก้ไขอย่างถาวรได้ | ไม่เปลี่ยนแปลงเนื้อหาของเอกสาร |
| เหมาะสำหรับ | การเสนอคำหรือการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบที่เจาะจง | การถามคำถาม ให้ข้อเสนอแนะ หรือแจ้งประเด็นที่ต้องระวัง |
การใช้ทั้งสองอย่างร่วมกันจะช่วยให้ผู้ตรวจสอบเห็นภาพครบถ้วน Track Changes แสดงสิ่งที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างชัดเจน ส่วน Comments อธิบายว่าทำไม
เคล็ดลับสำหรับการจัดการการติดตามการเปลี่ยนแปลงอย่างมีประสิทธิภาพ
Track Changes ใช้งานง่ายเมื่อมีคนแก้ไขเพียงคนเดียว แต่จะจัดการยากขึ้นเมื่อทำงานกันเป็นทีม แนวทางเหล่านี้จะช่วยได้
ตกลงเรื่องการตั้งค่าก่อนเริ่มรีวิว สีและการตั้งค่าการแสดงผลจะถูกบันทึกไว้ในเครื่องของแต่ละคน ไม่ได้เก็บไว้ในไฟล์ หากคนหนึ่งเปิดดูแบบ "All Markup" และอีกคนเปิดดูแบบ "Simple Markup" ทั้งสองคนอาจเห็นเอกสารเดียวกันแตกต่างกันมาก การตกลงกันไว้ล่วงหน้าสั้น ๆ จะช่วยหลีกเลี่ยงปัญหานี้ได้
ล็อก Tracking หากต้องการบันทึกที่สมบูรณ์ สวิตช์ Track Changes แบบปกติสามารถปิดได้โดยใครก็ตาม ซึ่งหมายความว่าการแก้ไขบางส่วนอาจหลุดรอดไปโดยไม่ถูกบันทึก หากเป็นปัญหา ให้เปิดใช้ Lock Tracking ที่ Review > Track Changes ซึ่งจะผูกสวิตช์นี้ไว้กับรหัสผ่านเพื่อให้ประวัติการแก้ไขยังคงสมบูรณ์
สลับไปที่ "No Markup" ก่อนแชร์ เป็นเรื่องง่ายที่จะส่งเอกสารที่ยังมีการแก้ไขที่ยังไม่ได้จัดการอยู่ภายใน การตรวจดูมุมมอง "No Markup" สักครู่จะแสดงให้เห็นว่าผู้รับจะเห็นอะไร และยังมี markup ที่ต้องจัดการก่อนหรือไม่
เรียกใช้ Document Inspector ก่อนส่งไฟล์ออกไปนอกองค์กร ไปที่ File > Info > Check for Issues > Inspect Document ซึ่งจะค้นหาและลบการเปลี่ยนแปลงที่ถูกติดตาม ความเห็น และชื่อผู้รีวิว ที่คุณอาจไม่ต้องการให้เผยแพร่ออกไปนอกองค์กร
สรุป
Word track changes ช่วยให้ทุกคนในทีมรีวิวมีบันทึกที่ชัดเจนว่าอะไรถูกแก้ไข ใครแก้ไข และแก้ไขเมื่อไหร่ เครื่องมือสำหรับเปิดใช้งาน ยอมรับการแก้ไข ปรับสี และจัดการเอกสารฉบับสุดท้ายทั้งหมดอยู่ในแท็บ Review สำหรับงานรีวิวที่ซับซ้อนขึ้น Kimi Docs สามารถเขียนคำอธิบายประกอบ เปรียบเทียบ และต่อยอดจาก markup ที่มีอยู่ได้ ทำให้เอกสารเปลี่ยนจากฉบับร่างไปสู่ฉบับสมบูรณ์ได้เร็วขึ้น