Ngắt phần chia một tài liệu Word thành các phần được định dạng độc lập, mỗi phần có bố cục, hướng trang, tiêu đề đầu trang, chân trang hoặc cách đánh số trang riêng. Hướng dẫn từng bước này bao gồm cách chèn ngắt phần trong Word cho từng loại trong bốn loại ngắt khác nhau, cách thiết lập tiêu đề đầu trang riêng cho mỗi phần, và cách đánh lại số trang một cách dễ dàng.
Bốn loại ngắt phần trong Word
Trước khi chèn, nên biết loại nào phù hợp với tình huống của bạn, vì mỗi loại có tác động khác nhau đến vị trí bắt đầu của phần mới.
| Loại | Chức năng | Khi nào nên dùng |
|---|---|---|
| Next page | Bắt đầu phần mới ở đầu trang tiếp theo | Khi trang mới cũng cần định dạng khác: tiêu đề đầu trang riêng, hướng trang khác, hoặc đánh lại số trang. Nếu không cần thay đổi định dạng, ngắt trang thông thường sẽ đơn giản hơn. |
| Continuous | Bắt đầu phần mới trên cùng trang | Thay đổi bố cục cột hoặc lề giữa trang mà không sang trang mới. |
| Trang chẵn | Bắt đầu phần mới ở trang chẵn tiếp theo | Các tài liệu mà chương hoặc phần chính cần luôn mở ở trang bên trái (trang chẵn). |
| Trang lẻ | Bắt đầu phần mới ở trang lẻ tiếp theo | Các tài liệu mà chương hoặc phần chính cần luôn mở ở trang bên phải (trang lẻ), đây là chuẩn phổ biến của hầu hết sách in. |
Lưu ý: Nếu bạn đang tìm cách thêm ngắt phần trong Word online, tùy chọn này hiện chưa có trên phiên bản trình duyệt. Bạn sẽ cần dùng ứng dụng Word trên máy tính.
Cách chèn ngắt phần trong Word
Cả bốn loại ngắt phần đều thực hiện theo cùng các bước để chèn ngắt phần trong Word. Điểm khác biệt duy nhất là bạn chọn tùy chọn nào trong menu Breaks.
Bước 1: Đặt con trỏ
Nhấp vào vị trí trong tài liệu nơi phần mới sẽ bắt đầu. Nếu bạn đang chèn ngắt phần Next Page, vị trí này thường ở cuối đoạn văn cuối cùng trước khi phần mới bắt đầu.
Bước 2: Mở tab Layout
Nhấp vào "Layout" trên thanh ribbon phía trên cửa sổ Word.
Bước 3: Nhấp vào Breaks
Trong nhóm Page Setup, nhấp vào "Breaks" để mở menu thả xuống. Cả ngắt trang và ngắt phần đều được liệt kê ở đây.
Bước 4: Chọn loại ngắt phần
Trong mục "Section Breaks" của menu thả xuống, chọn loại bạn cần: Next Page, Continuous, Even Page, hoặc Odd Page. Ngắt phần sẽ được chèn tại vị trí con trỏ và có hiệu lực ngay lập tức. Đường dẫn luôn là Layout > Breaks bất kể bạn đang dùng phiên bản Word nào. Đây là đường dẫn chuẩn để chèn ngắt phần trong MS Word trên mọi phiên bản desktop.
Để xác nhận ngắt phần đã được chèn, vào tab Home và nhấp nút Show/Hide (biểu tượng ký hiệu đoạn văn). Ngắt phần sẽ hiển thị dưới dạng đường chấm đôi kèm nhãn loại, chẳng hạn "Section Break (Next Page)" hoặc "Section Break (Continuous)".
Cách chèn ngắt phần Continuous trong Word
Ngắt phần Continuous là loại nên dùng khi bạn cần thay đổi một yếu tố bố cục giữa trang mà không sang trang mới. Trường hợp phổ biến nhất là chuyển từ bố cục một cột sang hai cột giữa chừng trang, khi cả phần một cột và phần hai cột đều nằm trên cùng một trang.
Làm theo các bước ở mục "Cách chèn ngắt phần trong Word" phía trên, và chọn Continuous ở Bước 4. Mọi văn bản sau con trỏ sẽ ở lại cùng trang thay vì nhảy sang trang mới. Thay đổi định dạng có hiệu lực ngay tại vị trí con trỏ và tiếp tục cho đến ngắt phần tiếp theo.
Lưu ý rằng ngắt phần Continuous vô hình trong bố cục trừ khi bạn bật ký hiệu định dạng Show/Hide. Nếu thay đổi bố cục không có hiệu lực ở vị trí bạn mong đợi, hãy kiểm tra xem ngắt phần Continuous có nằm đúng vị trí trong văn bản hay không.
Cách chèn ngắt phần Next Page trong Word
Ngắt trang loại Next Page (Trang tiếp theo) là loại được dùng phổ biến nhất. Nó bắt đầu phần mới ở đầu trang kế tiếp và là lựa chọn phù hợp cho mọi thay đổi định dạng cần bắt đầu trên một trang mới, chẳng hạn như đổi hướng trang khác hoặc bắt đầu tiêu đề chương mới.
Làm theo các bước đã nêu ở phần "Cách chèn ngắt phần liên tục trong Word" và chọn "Next Page" ở Bước 4. Phần văn bản từ vị trí con trỏ trở đi sẽ chuyển lên đầu trang tiếp theo và phần mới bắt đầu từ đó.
Nếu việc ngắt phần tạo ra một trang trắng ngoài ý muốn, hãy kiểm tra xem con trỏ có đang đặt ở cuối cùng của dòng cuối cùng thuộc phần trước đó hay không, chứ không phải ở đầu một đoạn văn mới. Một dấu ngắt đoạn thừa trước ngắt phần là nguyên nhân phổ biến nhất gây ra trang trắng không mong muốn.
Cách chèn ngắt phần trong Word với tiêu đề đầu trang khác nhau
Chỉ chèn ngắt phần thôi thì chưa tự động tạo ra tiêu đề đầu trang khác. Theo mặc định, tiêu đề đầu trang của phần mới vẫn được liên kết với tiêu đề đầu trang của phần trước, nghĩa là mọi chỉnh sửa bạn thực hiện sẽ xuất hiện trên tất cả các trang. Cần thêm một bước nữa để ngắt liên kết đó.
Bước 1: Chèn ngắt phần loại Next Page
Làm theo các bước chính đã nêu ở trên để chèn ngắt phần loại Next Page tại vị trí bạn muốn tiêu đề đầu trang riêng bắt đầu.
Bước 2: Nhấp đúp vào khu vực đầu trang trên trang mới
Cuộn tới trang đầu tiên của phần mới và nhấp đúp vào khu vực đầu trang để vào chế độ chỉnh sửa. Một nhãn sẽ xuất hiện trong đầu trang cho biết số thứ tự của phần.
Bước 3: Tắt Link to Previous (Liên kết với phần trước)
Trong tab Header & Footer Design, nhấp vào "Link to Previous" để bỏ chọn. Thao tác này sẽ ngắt kết nối giữa tiêu đề đầu trang của phần này với phần trước đó. Các thay đổi thực hiện tại đây sẽ không còn ảnh hưởng đến phần trước.
Bước 4: Nhập nội dung tiêu đề đầu trang mới
Sau khi ngắt liên kết, hãy nhập hoặc định dạng tiêu đề đầu trang cho phần này. Nội dung này chỉ áp dụng cho phần hiện tại và các phần sau đó vẫn còn liên kết với nó.
Nếu nút "Link to Previous" bị mờ không thể nhấp, hãy đảm bảo bạn đang ở đúng tiêu đề đầu trang của phần cần chỉnh và giữa hai phần thực sự tồn tại một ngắt phần (chứ không chỉ là ngắt trang thông thường). Ngắt trang không tạo ra phần mới, nên tùy chọn liên kết tiêu đề đầu trang sẽ không khả dụng.
Cách thêm số trang sau khi ngắt phần trong Word
Việc đặt lại số trang tại một vị trí cụ thể cũng theo logic tương tự như thiết lập tiêu đề đầu trang khác: chèn ngắt phần, ngắt liên kết chân trang khỏi phần trước, rồi cấu hình lại cách đánh số.
Bước 1: Chèn ngắt phần loại Next Page
Chèn ngắt phần tại vị trí bạn muốn số trang mới bắt đầu.
Bước 2: Mở chân trang và ngắt liên kết khỏi phần trước
Nhấp đúp vào khu vực chân trang ở trang đầu tiên của phần mới, sau đó vào tab Header & Footer Design và nhấp vào "Link to Previous" để tắt tính năng này.
Bước 3: Chèn hoặc định dạng số trang
Vào Header & Footer > Page Number > Format Page Numbers. Đặt "Start at" thành 1 (hoặc bất kỳ số nào khác bạn muốn phần này bắt đầu), sau đó nhấp "OK." Chèn số trang qua Header & Footer > Page Number > Bottom of Page (hoặc vị trí bất kỳ bạn muốn).
Số trang giờ đây sẽ đánh lại từ số được chỉ định, tính từ đầu phần đó, độc lập với tổng số trang của phần còn lại trong tài liệu.
Cách chèn ngắt phần (section break) trong Word bằng Kimi Docs
Việc thiết lập ngắt phần xuyên suốt một tài liệu dài, rồi vào phần đầu trang và chân trang của từng phần mới để hủy liên kết và áp dụng đúng nội dung, sẽ rất tốn thời gian nếu phải làm cho mọi chương hoặc mọi phần lớn.
Kimi Docs hoạt động như một AI document agent chính xác, có thể cấu trúc toàn bộ tệp của bạn chỉ từ một mô tả đơn giản. Nó có thể tự động thực hiện toàn bộ việc định dạng dựa trên yêu cầu của bạn.
Bước 1: Tải tài liệu của bạn lên
Mở Kimi Docs và tải lên tệp Word cần thêm ngắt phần.
Bước 2: Mô tả cấu trúc phần mà bạn cần
Cho Kimi biết ngắt phần nên đặt ở đâu và định dạng nào cần áp dụng cho từng phần.
Bước 3: Tải tài liệu đã được định dạng về máy
Kimi áp dụng các ngắt phần và định dạng như mô tả, rồi trả về tệp hoàn chỉnh.
Các tính năng chính của Kimi Docs
Thiết lập đầu trang và chân trang cho từng phần: Việc chèn ngắt phần rồi hủy liên kết và cập nhật đầu trang hoặc chân trang cho mỗi phần mới có thể được mô tả trong một prompt duy nhất, thay vì phải lặp lại thủ công cho từng phần.
Xử lý việc đánh lại số trang giữa các phần: Kimi Docs tự động hóa việc ngắt phần và đánh số trang. Dù bạn muốn đánh số liên tục, đánh lại theo tùy chỉnh, hay dùng định dạng hỗn hợp, chỉ cần nêu yêu cầu về bố cục và nó sẽ cấu hình tài liệu ngay lập tức.
Chèn nhiều ngắt phần cùng lúc: Thay vì đặt từng ngắt phần một cách thủ công, các ngắt phần có thể được thêm vào mọi vị trí đã mô tả trong toàn bộ tài liệu chỉ trong một bước.
Làm việc từ một mô tả đơn giản: Mô tả bố cục của bạn bằng văn bản thuần túy. Kimi Docs sẽ tự động chèn đúng loại ngắt phần, giúp bạn khỏi phải thao tác qua các menu phức tạp của Word.
Định dạng linh hoạt, phù hợp với nhu cầu của bạn: Thay vì ép buộc theo một bố cục cứng nhắc duy nhất, Kimi Docs tùy chỉnh cấu trúc tài liệu theo đúng nhu cầu của bạn. Dù bạn cần định dạng riêng biệt cho từng phần như thay đổi đầu trang, chân trang và hướng trang, hay một kiểu thống nhất hoàn toàn, chỉ cần nêu yêu cầu và Kimi Docs sẽ tự động cấu hình.
Kết luận
Việc chèn một ngắt phần trong Word thì đơn giản với một lần duy nhất, nhưng thiết lập đúng đầu trang, chân trang và số trang lại đòi hỏi phải hủy liên kết từng phần mới với phần trước đó. Với một tài liệu có nhiều chương, đó là cùng một chuỗi thao tác lặp lại mỗi lần. Kimi Docs áp dụng toàn bộ cấu trúc chỉ từ một mô tả, đặt các ngắt phần và xử lý việc liên kết cùng định dạng trong một bước, thay vì làm từng phần một.