Thêm chữ ký vào Google Doc là điều cần thiết cho các hợp đồng, phê duyệt và thỏa thuận chính thức. Dù bạn cần một chữ ký viết tay nhanh gọn hay một chữ ký chuyên nghiệp, có giá trị pháp lý, Google Docs đều cung cấp nhiều cách để thực hiện việc này. Trong bài hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giới thiệu bốn phương pháp đơn giản, từ công cụ tích hợp sẵn đến tự động hóa thông minh, để bạn có thể chọn cách phù hợp nhất với quy trình làm việc của mình.
Cách vẽ chữ ký trong Google Docs
Công cụ Drawing là cách dễ tiếp cận nhất để thêm chữ ký trực tiếp vào Google Doc mà không cần cài đặt gì hay dùng tệp bên ngoài. Kết quả sẽ được chèn dưới dạng hình ảnh nhúng trong tài liệu, mà bạn có thể thay đổi kích thước và di chuyển như bất kỳ hình ảnh nào khác.
Bước 1: Mở công cụ Drawing
Đặt con trỏ tại vị trí bạn muốn chữ ký xuất hiện, sau đó vào Insert > Drawing > New. Một khung vẽ sẽ mở ra trong một hộp thoại riêng.
Bước 2: Chọn công cụ Scribble
Nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh biểu tượng Line trên thanh công cụ khung vẽ và chọn "Scribble." Thao tác này chuyển công cụ từ vẽ đường thẳng sang vẽ tự do.
Bước 3: Vẽ chữ ký của bạn
Dùng chuột, trackpad hoặc màn hình cảm ứng, vẽ chữ ký của bạn trên khung vẽ. Hãy dành thời gian thực hiện, vì bạn có thể hoàn tác và làm lại thoải mái. Nhấp "Save and Close" khi bạn đã hài lòng với kết quả.
Bước 4: Thay đổi kích thước và vị trí
Chữ ký sẽ được chèn vào tài liệu dưới dạng một hình ảnh nhúng. Kéo các điểm ở góc để thay đổi kích thước, và kéo hình ảnh để di chuyển nó đến vị trí khác. Nếu bạn muốn văn bản chạy bên cạnh thay vì bên dưới hình ảnh, hãy nhấp vào hình ảnh và đổi tùy chọn bao chữ thành "Bao quanh văn bản."
Cách chèn chữ ký vào Google Docs dưới dạng hình ảnh
Nếu bạn đã có sẵn chữ ký được lưu dưới dạng hình ảnh, bạn có thể chèn trực tiếp thay vì vẽ từ đầu.
Bước 1: Lưu hình ảnh chữ ký
Ký tên trên giấy trắng bằng bút mực đậm màu. Quét hoặc chụp ảnh rõ nét bằng điện thoại và lưu dưới dạng JPG hoặc PNG. Nên chọn PNG vì định dạng này hỗ trợ nền trong suốt, tránh xuất hiện hình chữ nhật màu trắng bao quanh chữ ký trong tài liệu.
Bước 2: Chèn hình ảnh vào tài liệu
Đặt con trỏ tại vị trí bạn muốn chữ ký xuất hiện, sau đó vào Insert > Image > Upload from computer và chọn tệp bạn đã lưu.
Bước 3: Điều chỉnh kích thước và cách bao chữ
Kéo các điểm ở góc để thay đổi kích thước hình ảnh sao cho cân đối với văn bản xung quanh. Sử dụng các tùy chọn bao chữ nếu bạn muốn hình ảnh nằm bên cạnh nội dung thay vì đẩy nội dung xuống dưới.
Cách thêm chữ ký số vào Google Docs bằng eSignature
Công cụ eSignature tích hợp sẵn của Google tạo ra một yêu cầu ký được theo dõi và xác minh, trong đó hành động của mỗi người ký được ghi lại kèm dấu thời gian và xác nhận danh tính.
Lưu ý rằng tính năng eSignature chỉ khả dụng trên một số gói Google Workspace trả phí. Nếu bạn vào Tools > eSignature, bạn sẽ nhận được thông báo rằng tính năng này chỉ khả dụng khi bạn có gói Google Workspace.
Bước 1: Mở công cụ eSignature
Khi tài liệu đang mở, vào Tools > eSignature. Một bảng bên sẽ hiện ra để bạn thiết lập yêu cầu ký. Cách này tạo ra chữ ký số Google Docs thực sự chứ không chỉ là một dấu hiệu trực quan.
Bước 2: Thêm các trường chữ ký
Dùng bảng bên để kéo các trường chữ ký vào những vị trí thích hợp trong tài liệu. Gán mỗi trường cho đúng người ký. Bạn có thể thêm các trường cho ngày tháng, chữ ký tắt và tên bên cạnh trường chữ ký chính.
Bước 3: Ký hoặc gửi yêu cầu
Nếu bạn đang ký vào trường của chính mình, hãy nhấp vào đó và vẽ hoặc gõ chữ ký trực tiếp. Để yêu cầu người khác ký, nhấp "Request signature" và nhập địa chỉ email của họ. Mỗi người sẽ nhận được email kèm liên kết để ký tài liệu, và bạn có thể theo dõi trạng thái của từng yêu cầu từ bảng eSignature.
Đây là cách ký tài liệu trong Google Docs theo hướng đủ giá trị pháp lý cho các thỏa thuận chính thức. Một chữ ký số trong Google Docs được tạo qua công cụ này có giá trị hơn so với hình ảnh vẽ tay, vì nó bao gồm cả xác minh danh tính và dấu vết kiểm tra.
Cách thêm chữ ký bằng Kimi Docs
Hoạt động như một agent tài liệu AI thông minh, Kimi Docs mang đến một cách tiếp cận khác, phù hợp với những tình huống bạn muốn việc đặt vị trí được xử lý tự động. Chỉ cần xuất Google Doc thành tệp Word, tải lên Kimi Docs cùng hình ảnh chữ ký của bạn, mô tả vị trí bạn muốn đặt chữ ký, rồi tải xuống tài liệu hoàn chỉnh. Thay vì phải tự tay thay đổi kích thước và vị trí chữ ký mỗi lần, chỉ một mô tả prompt duy nhất sẽ xử lý nhất quán trên mọi tệp.
Bước 1: Tải lên tài liệu và hình ảnh chữ ký của bạn
Xuất Google Doc của bạn dưới dạng file Word (File > Download > Microsoft Word), sau đó tải lên Kimi Docs cùng với một hình ảnh chữ ký của bạn.
Bước 2: Mô tả vị trí đặt chữ ký
Cho Kimi biết bạn muốn đặt chữ ký ở đâu và kích thước của nó nên như thế nào so với nội dung xung quanh.
Bước 3: Xem lại và tải xuống
Kimi đặt chữ ký theo đúng mô tả và trả về tài liệu hoàn chỉnh, sẵn sàng để xem lại hoặc tải xuống.
Các tính năng chính của Kimi Docs
Không cần định vị bằng tay: Mô tả vị trí đặt chữ ký và kích thước mong muốn, thay vì kéo và thay đổi kích thước bằng tay. Kimi sẽ đặt chữ ký theo prompt mà không cần chỉnh sửa lại sau đó.
Vị trí đặt nhất quán giữa các tài liệu: Cùng một mô tả hoạt động mỗi khi bạn ký một tài liệu có cấu trúc giống nhau. Bạn không cần phải thay đổi kích thước và vị trí chữ ký bằng tay cho từng file.
Hoạt động với mọi định dạng chữ ký: Một hình ảnh scan, một ảnh chụp bằng điện thoại, hay một file PNG đều hoạt động theo cùng một cách sau khi được tải lên. Bạn không bị giới hạn ở một định dạng đầu vào duy nhất.
Chỉnh sửa cùng lúc với việc ký: Kimi có thể điều chỉnh định dạng, sửa khoảng cách, hoặc cập nhật các phần khác của tài liệu trong cùng một bước với việc thêm chữ ký. Nếu tài liệu cần một vài chỉnh sửa nhỏ trước khi gửi đi, cả hai việc đều có thể được xử lý trong một yêu cầu duy nhất.
Hoạt động trên nhiều thiết bị và nền tảng: Cho dù bạn đang dùng laptop Windows, máy Mac, máy tính bảng hay điện thoại, quy trình đều giống nhau. Không cần cài đặt gì và không cần học một quy trình riêng cho mỗi thiết bị.
So sánh: Phương pháp nào phù hợp với bạn
| Phương pháp | Phù hợp nhất cho | Yêu cầu gói trả phí | Bao gồm xác minh |
|---|---|---|---|
| Công cụ vẽ (Scribble) | Ký nhanh trên bất kỳ tài khoản Google nào | Không | |
| Chèn hình ảnh chữ ký | Giao diện gọn hơn, chữ ký có thể tái sử dụng | Không | |
| Google eSignature | Các yêu cầu chính thức cần theo dõi và nhiều người ký | Có, gói Workspace | Có |
| Kimi Docs | Vị trí nhất quán, ký theo lô, chỉnh sửa song song | Không, nếu chỉ dùng cơ bản | Không |
Kết luận
Việc chọn cách ký chữ ký trong Google Docs thực ra phụ thuộc vào từng tình huống. Công cụ Drawing rất phù hợp cho những chữ ký nhanh, không quá trang trọng. Dùng ảnh đã lưu là lựa chọn tốt nhất nếu bạn thường xuyên ký và muốn bỏ qua bước thiết lập. Với các hợp đồng chính thức, tính năng eSignature của Google mang lại khả năng theo dõi và ký nhiều người mà bạn cần. Và nếu bạn không muốn tự tay chỉnh kích thước và vị trí, Kimi Docs sẽ đặt chữ ký của bạn đúng nơi bạn chỉ định.