Word không có nút chữ ký riêng, nhưng có nhiều cách để thêm chữ ký tùy theo nhu cầu của văn bản. Bài hướng dẫn này giới thiệu năm cách: chèn ảnh đã quét, dùng tính năng Signature Line có sẵn, thêm chữ ký số dựa trên chứng chỉ, vẽ trực tiếp bằng thẻ Draw, và dùng Kimi Docs để đặt chữ ký tự động.
Cách thêm chữ ký viết tay trong Word
Đây là cách đơn giản và phổ biến nhất để thêm chữ ký trong Word. Cách này áp dụng như nhau cho dù bạn đang ký một lá thư, một hợp đồng, hay bất kỳ văn bản thông thường nào khác. Quy trình gồm việc tạo một lần ảnh chữ ký, chèn vào nơi cần và có thể lưu lại để dùng nhanh cho lần sau.
Bước 1: Tạo ảnh chữ ký của bạn
Ký tên lên một tờ giấy trắng bằng bút mực đậm. Quét hoặc chụp ảnh rõ nét bằng điện thoại hoặc máy tính bảng. Lưu file dưới dạng JPG, PNG hoặc BMP. PNG là lựa chọn tốt nhất nếu sau này bạn muốn xóa phông nền, vì định dạng này hỗ trợ nền trong suốt.
Bước 2: Chèn ảnh vào văn bản
Đặt con trỏ tại vị trí bạn muốn chữ ký xuất hiện. Vào thẻ Insert, chọn "Pictures", rồi chọn "This Device" trên Windows hoặc "Picture from File" trên Mac. Chọn ảnh đã lưu và nhấn "Insert".
Bước 3: Cắt và chỉnh kích thước chữ ký
Chọn ảnh, vào thẻ Picture Format, dùng "Crop" để cắt bỏ phần khoảng trắng thừa ở viền. Kéo các điểm ở góc để chỉnh kích thước chữ ký sao cho vừa vặn tự nhiên trên trang, không lấn át phần văn bản xung quanh.
Cách này hoạt động tương tự trên Word phiên bản web. Nếu bạn đang tìm cách thêm chữ ký viết tay vào Word miễn phí, cách này không cần tiện ích bổ sung trả phí hay gói cao cấp nào, chỉ cần bản thân Word là đủ.
Cách chèn chữ ký vào Word bằng tab Draw
Tab Draw cho phép bạn ký trực tiếp vào tài liệu mà không cần quét trước bất cứ thứ gì. Cách này hoạt động trên cả Windows và Mac, là lựa chọn hữu ích cho ai muốn có nét chữ ký viết tay mà không cần qua bước quét. Người dùng Mac có thể dùng chức năng "Draw with Trackpad", còn người dùng Windows có thể vẽ trực tiếp lên vùng tài liệu bằng chuột, bút cảm ứng hoặc màn hình cảm ứng.
Bước 1: Mở tab Draw
Vào tab Draw trên dải lệnh (ribbon). Nếu không thấy tab này, trên Windows hãy nhấp chuột phải vào ribbon rồi chọn "Customize the Ribbon", sau đó tích chọn mục Draw. Trên Mac, vào Word > Preferences > Ribbon and Toolbar rồi bật Draw ở đó.
Bước 2: Chọn bút và vẽ chữ ký
Chọn một công cụ bút trong nhóm Drawing Tools. Trên Mac, nhấp "Draw with Trackpad" để mở một bề mặt vẽ riêng, nơi bạn có thể ký tên bằng trackpad. Trên Windows, vẽ trực tiếp lên vùng tài liệu bằng chuột, bút cảm ứng hoặc màn hình cảm ứng. Cứ từ từ vì bạn có thể hoàn tác và làm lại thoải mái cho đến khi chữ ký ưng ý.
Bước 3: Điều chỉnh kích thước và vị trí
Sau khi vẽ xong, chữ ký hoạt động như bất kỳ đối tượng nào khác trong tài liệu. Kéo các điểm ở góc để thay đổi kích thước và kéo bản thân đối tượng để di chuyển đến vị trí bất kỳ trên trang.
Cách chèn dòng chữ ký vào Word
Signature Line là một tính năng có sẵn của Word, không chỉ đơn thuần là một mẹo định dạng. Nó tạo ra một khu vực ký được chỉ định sẵn, kèm theo tên và chức danh của người ký in bên dưới, giúp các hợp đồng và biểu mẫu phê duyệt trông chuyên nghiệp hơn so với một khoảng trống trên trang. Tính năng này có trên phiên bản Word desktop của Windows; tùy phiên bản, người dùng Mac có thể không thấy nó trong tab Insert.
Bước 1: Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn dòng chữ ký
Nhấp chuột vào đúng vị trí trong tài liệu nơi bạn muốn dòng chữ ký xuất hiện.
Bước 2: Mở tùy chọn Signature Line
Vào tab Insert, chọn "Signature Line", sau đó chọn "Microsoft Office Signature Line" trong danh sách thả xuống.
Bước 3: Điền thông tin người ký
Trong hộp thoại Signature Setup, nhập họ tên đầy đủ, chức danh hoặc vai trò của người ký, cùng bất kỳ hướng dẫn nào bạn muốn hiển thị kèm dòng chữ ký. Nhấp "OK". Dòng chữ ký sẽ xuất hiện trong tài liệu với thông tin người ký được in bên dưới bằng cỡ chữ nhỏ hơn.
Cách thêm chữ ký số vào Word
Chữ ký số sử dụng một mã băm mật mã và một ID số dựa trên chứng chỉ để xác minh danh tính người ký và xác nhận rằng tài liệu chưa bị thay đổi sau khi ký. Nếu một trong hai điều kiện đó không được đáp ứng, chữ ký sẽ hiển thị là không hợp lệ.
Trước khi bắt đầu, bạn cần có một ID số hoặc chứng chỉ ký. Với mục đích sử dụng nội bộ, bạn có thể tạo một chứng chỉ tự ký ngay trong Windows mà không mất phí. Với các hợp đồng gửi cho khách hàng hoặc đối tác bên ngoài, nên dùng chứng chỉ từ một Certificate Authority bên thứ ba đáng tin cậy, để phần mềm của người nhận tự động xác minh chữ ký.
Bước 1: Thiết lập dòng chữ ký trước
Chữ ký số cần một dòng chữ ký để gắn vào. Hãy làm theo các bước trong phần trước để chèn Signature Line trước khi tiếp tục ở đây.
Bước 2: Ký vào dòng chữ ký
Nhấp đúp vào dòng chữ ký. Hộp thoại Sign sẽ xuất hiện. Bạn có thể gõ tên mình, chọn một hình ảnh chữ ký viết tay, hoặc dùng chứng chỉ số nếu đã cấu hình sẵn. Chọn phương thức rồi nhấp "Sign."
Bước 3: Xác nhận chữ ký đã được áp dụng
Word sẽ đánh dấu tài liệu là bản cuối cùng và hạn chế chỉnh sửa thêm. Một bảng chữ ký sẽ xuất hiện trong tài liệu cho biết chữ ký đã được đặt vào. Bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu sau thời điểm này sẽ làm cho chữ ký số không còn hiệu lực.
Cách chèn chữ ký trong Word bằng Kimi Docs
Là một tác nhân AI xử lý tài liệu rất trực quan, Kimi Docs tự động hóa các công việc định dạng và giấy tờ rườm rà chỉ bằng những lệnh trò chuyện đơn giản. Các cách thêm chữ ký trong Word nêu trên đòi hỏi thao tác thủ công có thể tốn thời gian. Kimi Docs hoạt động khác: thay vì tự chèn, cắt và định vị hình ảnh, bạn chỉ cần mô tả vị trí cần đặt chữ ký và Kimi sẽ đặt nó vào đúng chỗ.
Bước 1: Tải lên tài liệu và hình ảnh chữ ký của bạn
Tải lên tài liệu Word cùng với một hình ảnh chữ ký đã lưu.
Bước 2: Mô tả vị trí cần đặt chữ ký
Cho Kimi biết nên đặt chữ ký ở đâu và kích thước của nó nên như thế nào so với nội dung xung quanh.
Bước 3: Xem lại và tải xuống
Kimi đặt chữ ký đúng như mô tả và trả về tài liệu hoàn chỉnh, sẵn sàng để xem lại hoặc tải xuống.
Tính năng chính của Kimi Docs
Không cần cắt ảnh thủ công: Chỉ cần mô tả chữ ký nên trông như thế nào và nên đặt ở đâu, thay vì tự cắt và thay đổi kích thước hình ảnh. Vị trí được xác định từ lệnh chứ không phải điều chỉnh thủ công.
Đặt chữ ký nhất quán qua nhiều tài liệu: Nếu bạn ký nhiều tài liệu theo cùng một cách, cùng một mô tả sẽ hoạt động mỗi lần. Không cần lặp lại các bước cắt, thay đổi kích thước và định vị cho từng file.
Hoạt động với mọi định dạng chữ ký: Một hình ảnh quét, một ảnh chụp bằng điện thoại, hay một file PNG đã lưu đều hoạt động như nhau sau khi tải lên. Định dạng của hình ảnh gốc không làm thay đổi cách bạn tương tác với công cụ.
Xử lý toàn bộ bố cục tài liệu: Kimi có thể đặt chữ ký cùng lúc với các thay đổi định dạng khác trong cùng một lần xử lý. Nếu tài liệu còn cần điều chỉnh khoảng cách hoặc sửa tiêu đề, cả hai việc đều có thể được thực hiện trong một yêu cầu duy nhất.
Hoạt động trên mọi thiết bị và nền tảng: Dù bạn đang dùng laptop Windows, máy Mac, máy tính bảng hay điện thoại, quy trình vẫn giống nhau. Không cần nhớ một quy trình riêng cho từng thiết bị hay hệ điều hành.
Kết luận
Việc chọn phương pháp phù hợp phụ thuộc vào yêu cầu của tài liệu. Hình ảnh quét hoặc tab Draw phù hợp với hầu hết tài liệu thường ngày. Signature Line và chữ ký số được thiết kế cho các thỏa thuận chính thức, nơi cấu trúc hoặc việc xác minh là quan trọng. Khi cùng một chữ ký cần xuất hiện đúng vị trí trên nhiều tài liệu mà không phải điều chỉnh thủ công mỗi lần, Kimi Docs có thể xử lý điều đó chỉ từ một mô tả duy nhất.