Tính năng Track Changes của Microsoft Word ghi lại mọi chỉnh sửa trong khi vẫn giữ nguyên nội dung gốc, cho phép cộng tác chỉnh sửa với sự minh bạch đầy đủ về các bản sửa đổi. Hướng dẫn này trình bày các bước để bật tính năng, điều hướng các chế độ xem đánh dấu, và chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi nhằm duy trì tính toàn vẹn của tài liệu trong suốt quy trình biên tập.
Tổng quan về các chức năng khác nhau của Track Changes
Các công cụ Track Changes trong Word đều nằm trong tab Review, nhưng mỗi công cụ lại có chức năng khác nhau. Dưới đây là phần tổng quan nhanh trước khi đi vào các bước thực hiện.
| Chức năng | Vị trí | |
|---|---|---|
| Bật / sử dụng Track Changes | Ghi lại các chỉnh sửa khi bạn gõ, với phần đánh dấu theo màu của từng tác giả | Tab Review > nhóm Tracking |
| Chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi | Áp dụng hoặc loại bỏ các chỉnh sửa đã theo dõi từng cái một hoặc tất cả cùng lúc | Tab Review > nhóm Changes |
| Tắt / gỡ bỏ Track Changes | Ngừng ghi lại các chỉnh sửa mới, hoặc xóa các đánh dấu hiện có | Tab Review > nhóm Tracking |
| Đổi màu Track Changes | Tùy chỉnh màu đánh dấu cho phần thêm, xóa và nhiều thay đổi khác | Tab Review > hộp thoại Tracking > Advanced Options |
| Đánh giá tài liệu thông minh hơn với Kimi Docs | Chú thích, so sánh và đánh giá tài liệu với sự hỗ trợ của AI | Kimi Docs |
Cách bật và sử dụng Track Changes trong Word
Bật Track Changes là bước đầu tiên để ghi lại các chỉnh sửa trong một tài liệu Word được chia sẻ. Khi tính năng này được kích hoạt, mọi lần thêm, xóa và thay đổi định dạng sẽ tự động được đánh dấu bằng màu sắc. Word cho bạn biết ai đã thực hiện thay đổi nào và thay đổi những gì, nhờ đó không có gì bị bỏ sót giữa các vòng đánh giá.
Bước 1: Mở tab Review
Với tài liệu đang mở, nhấp vào tab "Review" trên thanh ribbon.
Bước 2: Bật Track Changes
Trong nhóm Tracking, nhấp vào "Track Changes" để kích hoạt. Nút này sẽ được tô sáng để cho biết tính năng đang bật. Bạn cũng có thể nhấn Ctrl+Shift+E trên Windows hoặc Cmd+Shift+E trên Mac để bật/tắt. Các bước tương tự áp dụng cho Microsoft Word trên tất cả các phiên bản máy tính hiện hành.
Bước 3: Thực hiện các chỉnh sửa của bạn
Gõ, xóa, di chuyển hoặc định dạng văn bản theo nhu cầu. Word đánh dấu phần thêm bằng gạch chân và phần xóa bằng gạch ngang. Chỉnh sửa của mỗi người sẽ hiển thị bằng một màu khác nhau để bạn biết ai đã thực hiện thay đổi nào.
Bước 4: Chọn cách xem thay đổi
Sử dụng menu thả xuống "Display for Review" để chuyển đổi giữa các chế độ xem. "All Markup" hiển thị mọi chỉnh sửa trực tiếp trong văn bản. "Simple Markup" mang lại giao diện gọn gàng hơn với các chỉ báo thay đổi ở lề trang. "No Markup" cho phép bạn xem trước tài liệu cuối cùng sẽ trông như thế nào. "Original" hiển thị văn bản trước khi có bất kỳ chỉnh sửa nào.
Cách chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi được theo dõi trong Word
Sau khi các chỉnh sửa đã được theo dõi, bạn có thể xem lần lượt từng thay đổi hoặc xóa toàn bộ tài liệu chỉ trong một bước. Nhóm Changes trên tab Review xử lý cả hai cách này.
Bước 1: Đi đến đầu tài liệu
Nhấp vào vị trí ngay đầu tài liệu để Word xem xét các thay đổi theo thứ tự từ trên xuống.
Bước 2: Xem xét từng thay đổi
Trên tab Review, sử dụng "Next" hoặc "Previous" để di chuyển giữa các thay đổi được theo dõi. Chọn "Accept" hoặc "Reject" cho từng thay đổi để áp dụng hoặc loại bỏ nó.
Bước 3: Chấp nhận hoặc từ chối tất cả thay đổi cùng lúc
Nhấp vào mũi tên thả xuống bên dưới "Accept" hoặc "Reject" rồi chọn "Accept All Changes" hoặc "Reject All Changes." Thao tác này sẽ xóa toàn bộ dấu vết chỉnh sửa khỏi tài liệu chỉ trong một bước.
Cách tắt và xóa tính năng theo dõi thay đổi (track changes) trong Word
Tắt Track Changes sẽ ngừng ghi lại các chỉnh sửa mới. Mọi dấu vết đã có sẵn trong tài liệu vẫn còn cho đến khi bạn chấp nhận, từ chối hoặc xóa chúng riêng.
Bước 1: Tắt Track Changes
Vào tab Review và nhấp lại vào "Track Changes" để bỏ chọn. Nút này sẽ ngừng tô sáng. Các chỉnh sửa mới sẽ không còn được đánh dấu, nhưng dấu vết cũ vẫn hiển thị.
Bước 2: Xóa các thay đổi đã được theo dõi
Để xóa toàn bộ dấu vết hiện có, nhấp vào mũi tên thả xuống bên dưới "Accept" và chọn "Accept All Changes," hoặc nhấp bên dưới "Reject" và chọn "Reject All Changes." Thao tác này sẽ loại bỏ mọi ký hiệu chỉnh sửa có màu khỏi tài liệu.
Bước 3: Xác nhận tài liệu đã sạch
Chuyển cài đặt "Display for Review" sang "No Markup" để xác nhận không còn thay đổi nào được theo dõi hiển thị trước khi chia sẻ phiên bản cuối cùng.
Cách đổi màu track changes trong Word
Word tự động gán một màu khác nhau cho mỗi người xét duyệt. Nếu các màu mặc định này không phù hợp với nhóm của bạn, bạn có thể tùy chỉnh màu cho các phần chèn, xóa và các loại dấu vết khác thông qua hộp thoại Advanced Options.
Bước 1: Mở hộp thoại Tracking
Trên tab Review, nhấp vào mũi tên nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm Tracking. Thao tác này sẽ mở hộp thoại Track Changes Options.
Bước 2: Mở Advanced Options
Chọn "Advanced Options" trong hộp thoại để truy cập các cài đặt chi tiết về màu sắc và định dạng.
Bước 3: Chọn màu cho từng loại dấu vết
Dùng các menu thả xuống bên cạnh "Insertions," "Deletions," "Changed lines," và các loại khác để chọn một màu cụ thể. Nếu để nguyên ở "By author," Word sẽ tự động gán màu dựa trên người thực hiện từng chỉnh sửa.
Cách xét duyệt tài liệu thông minh hơn với Kimi Docs
Track Changes của Word ghi lại những gì đã thay đổi và ai đã thay đổi. Điều đó hữu ích, nhưng việc rà soát một tài liệu dài với hàng trăm chỉnh sửa vẫn tốn thời gian. Kimi Docs tiến thêm một bước nữa. Được vận hành bởi một AI document agent thông minh, nó có thể đọc một tài liệu có thay đổi được theo dõi hoặc bình luận, rồi giúp bạn xét duyệt, chú thích và hoàn thiện tài liệu hiệu quả hơn so với việc rà từng dòng trong Word.
Bước 1: Tải tài liệu lên và nhập loại xét duyệt bạn cần
Bắt đầu bằng cách tải tệp Word lên Kimi Docs. Sau khi tải lên, Kimi sẽ đọc các thay đổi được theo dõi và bình luận cùng với nội dung tài liệu, vì vậy bạn không cần tóm tắt lại những gì đã được đánh dấu. Sau đó, hãy mô tả loại xét duyệt bạn muốn.
Bước 2: Xem lại các chú thích của Kimi và chỉnh sửa
Nếu tài liệu đã có các thay đổi được theo dõi hoặc bình luận từ vòng trước, Kimi cũng sẽ đọc và tiếp tục dựa trên đó. Bạn không cần bắt đầu lại từ đầu. Kimi có thể tiếp nối phần việc mà người rà soát trước đó đã dừng lại, hoặc bổ sung thêm một lớp phản hồi lên trên một lượt rà soát bằng AI đã có sẵn.
Bước 3: Tải xuống tài liệu đã được chú thích
Sau khi Kimi hoàn tất, hãy tải tệp về dưới dạng tài liệu Word. Các bình luận và đề xuất sẽ nằm ngay trong tài liệu, giống như phần đánh dấu của một đồng nghiệp. Từ đó, bạn có thể chấp nhận, từ chối, hoặc phản hồi từng mục trực tiếp trong Word.
Các tính năng chính của Kimi Docs
Chú thích trực tiếp ở cấp độ chuyên gia: Thay vì trả về một bản tóm tắt, Kimi đặt phản hồi trực tiếp bên trong tài liệu Word dưới dạng các bình luận nội tuyến. Bạn có thể cho Kimi biết trước góc độ rà soát, ví dụ như pháp lý, biên tập, học thuật, và nó sẽ áp dụng nhất quán trên toàn bộ tài liệu.
Làm việc dựa trên các đánh dấu đã có: Nếu tài liệu đã có các thay đổi được theo dõi hoặc bình luận từ vòng trước, Kimi sẽ đọc và tiếp tục dựa trên đó. Điều này quan trọng với các đợt rà soát nhiều vòng, khi bạn không muốn phải bắt đầu lại từ đầu sau mỗi lần rà soát.
So sánh phiên bản song song: Tải lên hai bản nháp của cùng một tài liệu và yêu cầu Kimi so sánh chúng. Kimi sẽ xác định những thay đổi giữa các phiên bản và cung cấp bản tóm tắt, giúp bạn không phải tự dò tìm sự khác biệt.
Xử lý nhiều loại tài liệu khác nhau: Hợp đồng pháp lý, bài nghiên cứu, báo cáo kinh doanh, bài luận của sinh viên, quy trình làm việc đều như nhau bất kể loại tài liệu là gì. Tải lên, nêu rõ nhu cầu, và nhận lại phiên bản đã được chú thích.
Track Changes và Comments trong Word
Track Changes và Comments phục vụ những mục đích khác nhau, và việc chọn dùng công cụ nào phụ thuộc vào loại phản hồi bạn muốn để lại. Hãy dùng cả hai cùng lúc khi cần thiết.
| Tính năng | Track Changes | Comments |
|---|---|---|
| Mục đích | Ghi lại các chỉnh sửa về văn bản và định dạng | Thêm ghi chú hoặc phản hồi mà không làm thay đổi văn bản |
| Cách hiển thị | Hiển thị nội tuyến dưới dạng gạch chân/gạch ngang | Hiển thị trong khung bong bóng ở lề bên |
| Ảnh hưởng đến nội dung | Có thể được chấp nhận để áp dụng chỉnh sửa vĩnh viễn | Không làm thay đổi nội dung tài liệu |
| Phù hợp nhất cho | Đề xuất thay đổi câu chữ hoặc định dạng cụ thể | Đặt câu hỏi, đưa ra phản hồi, hoặc đánh dấu vấn đề cần lưu ý |
Dùng cả hai cùng lúc giúp người rà soát có cái nhìn đầy đủ: Track Changes cho biết chính xác điều gì đã thay đổi, còn Comments giải thích lý do vì sao.
Mẹo quản lý track changes hiệu quả
Track Changes khá đơn giản khi chỉ có một người chỉnh sửa, nhưng sẽ khó quản lý hơn khi làm việc theo nhóm. Những thói quen sau đây sẽ giúp ích.
Thống nhất cài đặt trước khi bắt đầu xem xét. Màu sắc và tùy chọn hiển thị được lưu trên máy của từng người, chứ không phải trong file. Hai người cùng xem một tài liệu có thể thấy nó rất khác nhau nếu một người chọn "All Markup" còn người kia chọn "Simple Markup." Thống nhất trước một chút sẽ tránh được điều này.
Khóa Tracking nếu bạn cần một bản ghi đầy đủ. Nút bật/tắt Track Changes thông thường có thể bị bất kỳ ai tắt đi, nghĩa là các chỉnh sửa có thể lọt qua mà không được ghi lại. Nếu đây là vấn đề, hãy bật Lock Tracking trong mục Review > Track Changes. Tính năng này gắn nút bật/tắt với mật khẩu để lịch sử luôn được giữ nguyên vẹn.
Chuyển sang "No Markup" trước khi chia sẻ. Rất dễ vô tình gửi đi một tài liệu vẫn còn những chỉnh sửa chưa được xử lý bên trong. Kiểm tra nhanh ở chế độ xem "No Markup" sẽ cho bạn thấy người nhận sẽ thấy gì, và liệu còn markup nào cần xử lý trước hay không.
Chạy Document Inspector trước khi gửi file ra ngoài. Vào File > Info > Check for Issues > Inspect Document. Công cụ này tìm và loại bỏ các chỉnh sửa đã theo dõi, bình luận, và tên người xem xét mà bạn có thể không muốn để lộ ra ngoài tổ chức của mình.
Kết luận
Track Changes trong Word giúp mọi người trong nhóm xem xét tài liệu có một bản ghi rõ ràng về những gì đã được chỉnh sửa, ai đã chỉnh sửa, và khi nào. Các công cụ để bật, chấp nhận thay đổi, điều chỉnh màu sắc và dọn dẹp tài liệu cuối cùng đều nằm trong tab Review. Với những công việc xem xét phức tạp hơn, Kimi Docs có thể chú thích, so sánh, và bổ sung thêm vào các markup hiện có, giúp tài liệu đi từ bản nháp đến bản hoàn chỉnh nhanh hơn.