คู่มือทีละขั้นตอนสำหรับการแบ่งหน้าใน Word

Word จะเริ่มหน้าใหม่โดยอัตโนมัติเมื่อข้อความเต็มหน้าปัจจุบัน แต่เมื่อคุณต้องการให้หน้าจบลงตรงจุดใดจุดหนึ่งโดยเฉพาะ ไม่ว่าจะมีเนื้อหามากน้อยแค่ไหนก็ตาม ตัวแบ่งหน้าแบบแมนนวลจะช่วยให้คุณควบคุมได้ตรงจุด คู่มือนี้ครอบคลุมวิธีแทรกตัวแบ่งหน้าใน Word ด้วยสามวิธี วิธีดูตัวแบ่งหน้าเมื่อวางไว้แล้ว และวิธีจัดการโครงสร้างหน้าในเอกสารที่ยาวขึ้น

ภาพรวมของวิธีการแบ่งหน้าใน Word

ทั้งสี่วิธีจะแทรกตัวแบ่งหน้าแบบแมนนวลชนิดเดียวกัน ความแตกต่างอยู่ที่ตำแหน่งที่คุณจะพบตัวเลือกนี้เท่านั้น

วิธีเพิ่มการแบ่งหน้าใน Word โดยใช้แท็บ Insert

วิธีที่ตรงไปตรงมาที่สุดในการเพิ่มการแบ่งหน้าคือผ่านแถบเครื่องมือมาตรฐาน โดยใช้แท็บ Insert คุณสามารถดันเนื้อหาของคุณไปยังหน้าถัดไปได้ทันทีด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว

ขั้นตอนที่ 1: วางเคอร์เซอร์

คลิกที่เอกสารในตำแหน่งที่ต้องการให้หน้าใหม่เริ่มต้น ข้อความตั้งแต่ตำแหน่งเคอร์เซอร์นั้นเป็นต้นไปจะเลื่อนไปอยู่ด้านบนของหน้าถัดไป ดังนั้นตำแหน่งที่วางจึงสำคัญ

ขั้นตอนที่ 2: ไปที่แท็บ Insert

คลิก "Insert" บนแถบริบบอนด้านบนของหน้าต่าง Word

ขั้นตอนที่ 3: คลิก Page Break

ในกลุ่ม Pages ทางด้านซ้ายของแท็บ Insert ให้คลิก “Page Break” เคอร์เซอร์จะเลื่อนไปยังด้านบนของหน้าใหม่ และเครื่องหมายแบ่งหน้าแบบกำหนดเองจะถูกวางไว้ ณ ตำแหน่งที่แทรก

วิธีแทรกการแบ่งหน้าใน Word โดยใช้แป้นพิมพ์ลัด

คุณสามารถแทรกการแบ่งหน้าได้เร็วขึ้นด้วยการใช้แป้นพิมพ์ลัด ซึ่งใช้เวลาน้อยกว่ามากเมื่อเทียบกับการคลิกผ่านแถบริบบอน

ขั้นตอนที่ 1: วางเคอร์เซอร์

คลิกในเอกสารตำแหน่งที่ต้องการให้หน้าใหม่เริ่มต้น

ขั้นตอนที่ 2: กด Ctrl+Enter (Windows) หรือ Cmd+Return (Mac)

หลังจากกดแป้นพิมพ์ลัดแล้ว การแบ่งหน้าจะถูกแทรกเข้าไปใน Word ข้อความหลังเคอร์เซอร์จะเลื่อนไปยังด้านบนของหน้าถัดไปโดยไม่ต้องใช้กล่องโต้ตอบหรือการนำทางผ่านแถบริบบอนเลย แป้นพิมพ์ลัดนี้ใช้ได้กับ Word ทุกเวอร์ชันปัจจุบัน รวมถึง Microsoft 365, Word 2019, Word 2021 และ Word for Mac

วิธีเพิ่มการแบ่งหน้าใน Word โดยใช้เมนู Layout

ตัวเลือก Breaks ในเมนู Layout มีประโยชน์เมื่อคุณกำลังทำงานอยู่ในหน้าตั้งค่า layout อยู่แล้ว นอกจากนี้ยังแสดงประเภทการแบ่งทั้งหมดไว้ในที่เดียว ทำให้เห็นความแตกต่างระหว่างการแบ่งหน้ากับการแบ่งส่วนได้ง่ายขึ้น

ขั้นตอนที่ 1: วางเคอร์เซอร์

คลิกที่จุดในเอกสารที่ต้องการให้หน้าใหม่เริ่มต้น

ขั้นตอนที่ 2: ไปที่ Layout > Breaks

คลิกแท็บ "Layout" บนแถบเครื่องมือ แล้วคลิก "Breaks" ในกลุ่ม Page Setup จะมีเมนูดรอปดาวน์แสดงประเภทของตัวแบ่งทั้งหมดที่มีให้เลือก

ขั้นตอนที่ 3: เลือก Page

ในส่วน Page Breaks ที่อยู่ด้านบนของเมนูดรอปดาวน์ ให้เลือก "Page" ข้อความตั้งแต่ตำแหน่งเคอร์เซอร์เป็นต้นไปจะถูกย้ายไปยังด้านบนของหน้าถัดไป ซึ่งเป็นการแทรกตัวแบ่งหน้าแบบเดียวกับวิธีใช้แท็บ Insert

วิธีแบ่งหน้าใน Word ด้วย Kimi Docs

การแทรกตัวแบ่งหน้าทีละครั้งใช้ได้ดีกับเอกสารสั้น ๆ แต่ถ้าคุณต้องการแทรกตัวแบ่งหน้าในหลายส่วนพร้อมกัน การทำด้วยมือหมายความว่าคุณต้องทำขั้นตอนซ้ำ ๆ นับสิบครั้งตลอดทั้งเอกสารที่ยาวขึ้น

ในฐานะ เอเจนต์ AI สำหรับจัดการเอกสาร Kimi Docs ช่วยให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น เพียงอัปโหลดไฟล์ Word ของคุณ และอธิบายว่าต้องการให้แทรกตัวแบ่งหน้าที่ตรงไหน พร้อมการปรับรูปแบบอื่น ๆ ที่ต้องการ Kimi จะดำเนินการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในเอกสารของคุณได้ในทันที

ขั้นตอนที่ 1: อัปโหลดเอกสารของคุณ

เปิด Kimi Docs แล้วอัปโหลดไฟล์ Word ที่คุณต้องการปรับโครงสร้าง

ขั้นตอนที่ 2: อธิบายตำแหน่งที่ต้องการแทรกตัวแบ่งหน้า

บอก Kimi ว่าต้องการแทรกตัวแบ่งหน้าที่ไหน และการปรับรูปแบบอื่น ๆ ที่ต้องการทำไปพร้อมกัน

ตัวอย่างพรอมต์:

ขั้นตอนที่ 3: ดาวน์โหลดเอกสารที่จัดรูปแบบแล้ว

Kimi จะแทรกตัวแบ่งหน้าตามที่อธิบายไว้ และส่งไฟล์ที่เสร็จสมบูรณ์กลับมาให้

คุณสมบัติสำคัญของ Kimi Docs

• แทรกตัวแบ่งหน้าทั่วทั้งเอกสารในครั้งเดียว: ไม่ต้องแทรกตัวแบ่งทีละส่วนเมื่อมีหลายส่วนที่ต้องใช้ ตัวแบ่งหน้าจะถูกแทรกในทุกตำแหน่งที่ตรงกันในเอกสาร ไม่ใช่แค่ตำแหน่งที่คุณตรวจพบเอง

• รวมการแทรกตัวแบ่งหน้ากับการปรับรูปแบบอื่น ๆ: เพิ่มตัวแบ่งหน้า ปรับรูปแบบหัวข้อ แก้ไขระยะห่าง หรือเปลี่ยนแนวการวางหน้าในบางส่วน ทั้งหมดนี้ทำได้ในพรอมต์เดียว โดยไม่ต้องแยกทำแต่ละงาน

• ไม่ต้องตั้งค่าใด ๆ หรือตั้งค่าที่ซับซ้อน: อธิบายสิ่งที่ต้องการแก้ไขเป็นภาษาพูดธรรมดา แล้ว Kimi จะจัดการให้ ไม่จำเป็นต้องรู้ว่าเมนูไหนควบคุมฟังก์ชันนั้น หรือต้องเข้าไปที่แท็บการตั้งค่าใด ๆ เพื่อใช้งาน

• จัดการเอกสารยาวโดยไม่สูญเสียโครงสร้าง: ไม่ว่าเอกสารจะมีสิบหน้าหรือร้อยหน้า ตัวแบ่งหน้าจะถูกแทรกอย่างสม่ำเสมอตั้งแต่ต้นจนจบ โดยโครงสร้างจะไม่เพี้ยนไประหว่างทาง

วิธีแทรกตัวแบ่งหน้าในเอกสารและเปลี่ยนแนวการวางหน้า

ตัวแบ่งหน้าแบบมาตรฐานจะเริ่มหน้าใหม่ แต่ยังคงแนวการวางหน้าเดิม หากต้องการให้หนึ่งหน้าเป็นแนวนอนขณะที่หน้าอื่น ๆ ยังคงเป็นแนวตั้ง จำเป็นต้องใช้ตัวแบ่งส่วน (section break) แทน

ขั้นตอนที่ 1: แทรกตัวแบ่งส่วน ไม่ใช่ตัวแบ่งหน้า

วางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่ต้องการให้เริ่มเปลี่ยนแนวการวางหน้า ไปที่ Layout > Breaks แล้วเลือก "Next Page" ในส่วน Section Breaks การทำแบบนี้จะเริ่มส่วนใหม่ในหน้าถัดไป แทนที่จะแค่เลื่อนข้อความลงไป

ขั้นตอนที่ 2: เปลี่ยนการวางแนวของส่วนใหม่

วางเคอร์เซอร์ไว้ในส่วนใหม่ แล้วไปที่ Layout > Orientation จากนั้นเลือก "Landscape" หรือ "Portrait" ตามที่ส่วนใหม่นั้นต้องการ การเปลี่ยนแนวหน้ากระดาษจะมีผลเฉพาะส่วนนั้น โดยหน้าอื่นๆ ยังคงเหมือนเดิม

วิธีดูตัวแบ่งหน้าใน Word

ไปที่แท็บ Home แล้วคลิกปุ่ม Show/Hide ซึ่งเป็นสัญลักษณ์พารากราฟในกลุ่ม Paragraph ตัวแบ่งหน้าแบบแทรกเองแต่ละอันจะแสดงเป็นเส้นประพร้อมข้อความ “Page Break” พาดยาวไปตลอดหน้ากระดาษ คลิก Show/Hide อีกครั้งเพื่อซ่อนสัญลักษณ์เหล่านี้

การรู้ตำแหน่งของตัวแบ่งหน้าเป็นเรื่องสำคัญก่อนที่จะแชร์เอกสาร เพราะตัวแบ่งที่วางผิดตำแหน่งอาจทำให้เกิดหน้าสั้นๆ หรือหน้าที่ดูเหมือนว่างเปล่า ซึ่งผู้รับจะเห็นแต่ไม่เข้าใจว่าเกิดจากอะไร

วิธีแทรกเส้นตัวแบ่งหน้าใน Word

โดยปกติแล้ว Word จะไม่เพิ่มเส้นที่มองเห็นได้ที่ตัวแบ่งหน้า หากต้องการให้มีเส้นแนวนอนอยู่เหนือหน้าใหม่ ให้เพิ่มเส้นขอบให้กับพารากราฟที่อยู่ก่อนตัวแบ่งหน้านั้น

วางเคอร์เซอร์ไว้ที่ท้ายพารากราฟนั้น ไปที่ Home > Borders คลิกลูกศรดรอปดาวน์ข้างไอคอนเส้นขอบ แล้วเลือก “Bottom Border” จะปรากฏเส้นอยู่ใต้พารากราฟโดยไม่กระทบต่อตัวแบ่งหน้าเอง

สรุป

การจัดการตัวแบ่งหน้าหรือตัวแบ่งส่วนอาจเป็นเรื่องน่าเบื่อ แต่การเข้าใจวิธีการเหล่านี้จะช่วยให้คุณควบคุมเลย์เอาต์และลำดับของเอกสารได้อย่างแม่นยำและรวดเร็ว เลือกวิธีที่เหมาะกับความเร็วในการทำงานของคุณ แล้วเริ่มจัดโครงสร้างเอกสารให้เรียบร้อยและรวดเร็วขึ้นได้ตั้งแต่วันนี้ ด้วย Kimi Docs คุณสามารถจัดการเรื่องการจัดรูปแบบทั้งหมดใน Work ได้อย่างง่ายดายโดยไม่ยุ่งยาก