การเปลี่ยน PDF ให้เป็นไฟล์ Excel ที่แก้ไขได้มักยากกว่าที่คิด ตารางอาจเสีย รูปแบบอาจเพี้ยน และการจัดระเบียบข้อมูลมักใช้เวลาเพิ่ม มีหลายวิธีในการแปลง PDF เป็น Excel และทำงานต่อกับข้อมูลได้ ตั้งแต่เครื่องมือใน Office ไปจนถึงโซลูชันที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งแต่ละวิธีต่างกันทั้งด้านความเร็วและแรงที่ต้องใช้ ในส่วนต่อไปนี้ คุณจะได้เรียนรู้ 3 วิธีที่ใช้งานได้จริงในการแปลง PDF เป็น Excel
ภาพรวมสั้น ๆ: 3 วิธีแปลงข้อมูล PDF เป็น Excel
การแปลง PDF เป็นไฟล์ Excel ทำได้หลายวิธี ขึ้นอยู่กับเครื่องมือที่มีและระดับความแม่นยำที่ต้องการ บางวิธีต้องทำเอง ขณะที่บางวิธีใช้ฟีเจอร์ในตัวหรือ AI ต่อไปนี้คือภาพรวมสั้น ๆ ของ 3 วิธี
ในบรรดาวิธีเหล่านี้ Excel 365 Power Query เหมาะกับข้อมูลที่มีโครงสร้าง Microsoft Word ใช้ได้ดีกับการคัดลอกแบบง่ายด้วยตนเอง ส่วน Kimi Sheets เป็นวิธีที่ขับเคลื่อนด้วย AI ซึ่งเร็วกว่า จัดการ PDF ซับซ้อนได้แม่นยำขึ้นและใช้แรงน้อยลง หากต้องการเวิร์กโฟลว์ที่อัตโนมัติมากขึ้น ให้ข้ามไปที่ส่วน Kimi Sheetsด้านล่าง
วิธีแปลง PDF เป็น Excel ด้วย Excel 365 (Power Query)
Excel 365 มีฟีเจอร์ในตัวชื่อ Power Query ที่ช่วยให้การดึงข้อมูลจาก PDF ง่ายขึ้นมาก เพียงไม่กี่ขั้นตอน คุณก็เปลี่ยนข้อมูล PDF ที่กระจัดกระจายให้เป็นชีต Excel ที่จัดระเบียบเรียบร้อยและพร้อมวิเคราะห์ได้ ต่อไปนี้คือวิธีทำทีละขั้นตอน
ขั้นตอนที่ 1: นำเข้าไฟล์ PDF ไปยัง Excel
ไปที่แท็บ "Data" คลิก "Get Data" จากนั้นเลือก "From File" > "From PDF" เลือกไฟล์ PDF จากอุปกรณ์ของคุณแล้วกด "Import" Excel จะสแกนไฟล์และแสดงตารางกับหน้าที่มีให้ดูตัวอย่าง
ขั้นตอนที่ 2: เลือกตารางจาก navigator
หน้าต่าง Navigator จะแสดงตารางทั้งหมดที่ตรวจพบจาก PDF ดูตัวอย่างข้อมูลทางด้านขวาก่อนเลือก หากจำเป็น คุณสามารถใช้ "Select multiple items" ได้ จากนั้นคลิก "Transform Data" เพื่อแก้ไข หรือ "Load" เพื่อนำเข้าโดยตรง
ขั้นตอนที่ 3: ทำความสะอาดและโหลดข้อมูลด้วย Power Query
ใน Power Query Editor ให้ปรับข้อมูลด้วยตัวเลือกอย่าง "Use First Row as Headers" ลบคอลัมน์ที่ไม่ต้องการและกรองแถวส่วนเกินตามจำเป็น เมื่อข้อมูลดูเรียบร้อยแล้ว ให้ไปที่ "Home" แล้วคลิก "Close & Load" เพื่อนำข้อมูลเข้าสู่ Excel
วิธีแปลง PDF เป็น Excel ด้วย Kimi Sheets (เครื่องมือ AI)
Kimi Sheets ซึ่งเป็น AI สำหรับ Excel ช่วยแปลงไฟล์ PDF ให้เป็นชีตสไตล์ Excel ที่แก้ไขได้อย่างแม่นยำสูง โดยใช้การรู้จำข้อมูลอัจฉริยะเพื่อตรวจจับตาราง คอลัมน์ และรูปแบบภายในเอกสาร PDF แล้วจัดระเบียบให้อยู่ในรูปแบบที่สะอาด นอกจากนี้ยังลดเวลาในการแปลงด้วยการดึงข้อมูลและจัดรูปแบบให้เสร็จในครั้งเดียว จึงเหมาะสำหรับการประมวลผลและวิเคราะห์ข้อมูลอย่างรวดเร็ว
ขั้นตอนที่ 1: อัปโหลด PDF และป้อนพรอมป์
เปิด Kimi Sheets ในเบราว์เซอร์ของคุณ อัปโหลดไฟล์ PDF ผ่านตัวเลือกอัปโหลด จากนั้นป้อนคำสั่งในช่องพรอมป์ เมื่อเสร็จแล้ว คลิกส่งเพื่อเริ่มกระบวนการแปลง
ตัวอย่างพรอมป์:
ขั้นตอนที่ 2: ให้ Kimi ประมวลผลและสร้างผลลัพธ์
หลังจากคุณอัปโหลดไฟล์แล้ว Kimi Sheets จะสแกน PDF และดึงตาราง ข้อความ และข้อมูลอื่น ๆ ออกมา AI จะจัดทุกอย่างให้เป็นสเปรดชีตที่สะอาด คุณจึงไม่ต้องทำความสะอาดข้อมูลด้วยตนเอง เพียงรอให้ระบบประมวลผลไฟล์และเตรียมผลลัพธ์ Excel ให้พร้อม
ขั้นตอนที่ 3: ดาวน์โหลด Excel
เมื่อประมวลผลเสร็จแล้ว ตัวอย่างชีตที่แปลงแล้วจะปรากฏบนหน้าจอ ตรวจสอบผลลัพธ์ให้แน่ใจว่าถูกต้องทั้งหมด จากนั้นคลิกตัวเลือกดาวน์โหลดเพื่อบันทึก ไฟล์จะถูกส่งออกในรูปแบบ Excel และพร้อมใช้งาน
ฟังก์ชันหลักของ Kimi Sheets
แปลง PDF ได้ง่าย: Kimi Sheets ช่วยให้การเปลี่ยนไฟล์ PDF เป็นสเปรดชีตที่แก้ไขได้เป็นเรื่องง่าย คุณไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยมือ และเอกสารของคุณจะกลายเป็นข้อมูลที่นำไปใช้ได้อย่างรวดเร็ว
คงรูปแบบได้แม่นยำ: เครื่องมือนี้รักษาเลย์เอาต์ โครงสร้าง และตัวเลขเดิมไว้หลังการแปลง ช่วยให้ผู้ใช้หลีกเลี่ยงปัญหารูปแบบเพี้ยน และทำให้ข้อมูลสะอาด ใช้งานง่าย
ตรวจจับตารางอัตโนมัติ: ระบบระบุตารางภายใน PDF และเอกสารได้เองโดยไม่ต้องเลือกด้วยตนเอง เครื่องมือจะแยกแถวและคอลัมน์อย่างเหมาะสม ทำให้ข้อมูลพร้อมสำหรับการวิเคราะห์
ดึงข้อมูลแบบมีโครงสร้าง: ระบบดึงข้อมูลสำคัญจากไฟล์และจัดระเบียบเป็นโครงสร้างที่ชัดเจน ช่วยให้ข้อมูลที่ซับซ้อนหรือไม่เป็นระเบียบเข้าใจและนำไปใช้ได้ง่ายขึ้น
จัดระเบียบอัตโนมัติ: ระบบจัดเรียงข้อมูลให้เป็นลำดับที่เหมาะสมโดยไม่ต้องจัดเรียงด้วยตนเอง ช่วยให้ชีตเป็นระเบียบ มีโครงสร้าง และอ่านง่ายสำหรับผู้ใช้
วิธีแปลง PDF เป็น Excel ด้วย Microsoft Word (คัดลอกและวาง)
วิธีดึงข้อมูลแบบง่ายคือเปิด PDF ใน Microsoft Word ซึ่งจะแปลงเป็นรูปแบบที่แก้ไขได้ จากนั้นคุณสามารถคัดลอกเนื้อหาไปวางใน Excel เพื่อใช้งานต่อได้ ต่อไปนี้คือวิธีนำตารางจาก PDF เข้าสู่ Excel โดยใช้ Word
ขั้นตอนที่ 1: เปิดและแปลง PDF เป็น Word
ไปที่ "File" > "Open" ใน Microsoft Word แล้วเลือกไฟล์ PDF ของคุณ Word จะแปลง PDF เป็นเอกสารที่แก้ไขได้โดยอัตโนมัติ ทำให้คุณดูและเข้าถึงข้อความกับตารางทั้งหมดได้
ขั้นตอนที่ 2: เลือกและคัดลอกข้อมูลที่ต้องการ
ค้นหาตารางหรือข้อมูลที่ต้องการในเอกสารที่แปลงแล้ว ไฮไลต์ข้อมูลนั้น จากนั้นใช้ "Right-click" > "Copy" หรือกด "Ctrl + C" เพื่อคัดลอกเนื้อหาที่เลือก
ขั้นตอนที่ 3: วางลงใน Excel
เปิด Microsoft Excel แล้วไปยังชีตที่ต้องการใส่ข้อมูล ใช้ "Right-click" > "Paste" หรือกด "Ctrl + V" เพื่อแทรกเนื้อหาที่คัดลอกมา จากนั้นปรับรูปแบบหากจำเป็น
เครื่องมือสมัยใหม่ทำให้การจัดการข้อมูลรวดเร็วและง่ายกว่าวิธีทำด้วยตนเองมาก หนึ่งในโซลูชันอัจฉริยะเหล่านี้คือ Kimi Sheets ซึ่งช่วยให้การทำงานกับข้อมูล PDF และสเปรดชีตง่ายขึ้น โดยใช้ความสามารถของ AI เพื่อแปลงและจัดระเบียบข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
สรุป
การทำงานกับข้อมูล PDF ไม่จำเป็นต้องช้าหรือยุ่งยากอีกต่อไป วิธีต่าง ๆ ช่วยได้ตามความต้องการของคุณ แต่บางวิธียังต้องใช้แรงและงานด้วยตนเองเพิ่มเติม ปัจจุบันเครื่องมือสมัยใหม่ทำให้กระบวนการราบรื่นขึ้น เร็วขึ้น และแม่นยำขึ้น Kimi Sheets โดดเด่นด้วยการทำให้เวิร์กโฟลว์ทั้งหมดง่ายขึ้นพร้อมผลลัพธ์ที่ดีกว่า ลองใช้วันนี้เพื่อแปลง PDF เป็น Excel ในชีตเดียวและประหยัดเวลาในการทำงานของคุณ