วิธีใช้ AI ใน Excel: คู่มือปฏิบัติจริง

การทำงานกับ Excel อาจรู้สึกช้าเมื่อต้องจัดการข้อมูลจำนวนมากและสูตรซ้ำ ๆ การเรียนรู้วิธีใช้ AI ใน Excel ช่วยให้งานง่ายขึ้น ทั้งการล้างข้อมูล เขียนสูตร และประหยัดเวลา เครื่องมือและปลั๊กอิน AI ช่วยปรับปรุงเวิร์กโฟลว์โดยไม่ต้องมีขั้นตอนซับซ้อน อ่านต่อเพื่อเรียนรู้วิธีใช้ปัญญาประดิษฐ์ใน Excel และทำงานได้เร็วขึ้น

วิธีใช้ AI ใน Excel: ภาพรวมแบบรวดเร็ว

หากคุณต้องการใช้ AI ภายใน Excel โดยตรง เลื่อนลงไปดู Microsoft Copilot, Power Query และ GPT for Excel Word หากต้องการเครื่องมือที่ไม่ต้องตั้งค่าและจัดการทุกอย่างตั้งแต่สูตรไปจนถึงการแปลงไฟล์ได้ในที่เดียว ให้ข้ามไปที่ส่วน Kimi Sheetsด้านล่าง หากต้องการเริ่มให้เร็วขึ้น คุณสามารถเริ่มได้ทันที

วิธีใช้ AI ใน Excel: 3 วิธีชาญฉลาดเพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์

สำรวจ 3 ตัวอย่างนี้เพื่อดูวิธีใช้ AI ใน Excel ได้จริงอย่างง่ายดายในวันนี้

วิเคราะห์ข้อมูล Excel ด้วย Microsoft Copilot ใน Excel

Microsoft Copilot เป็นผู้ช่วยอัจฉริยะใน Excel ที่ทำให้การทำงานกับข้อมูลง่ายและรวดเร็วขึ้น คุณใช้ภาษาง่าย ๆ ได้ จึงไม่ต้องจำสูตรหรือเครื่องมือที่ซับซ้อน ช่วยให้วิเคราะห์ข้อมูล สร้างรายงาน และสร้างแผนภูมิได้ แม้ไม่มีประสบการณ์ด้านเทคนิคมากนัก เหมาะสำหรับรายงานธุรกิจและการดึงข้อมูลเชิงลึกอย่างรวดเร็วจากข้อมูลจำนวนมาก ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อใช้ Copilot ใน Excel

ขั้นตอนที่ 1: เปิด Copilot ใน Excel

เปิดเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณ แล้วมองหาไอคอน Copilot บนริบบอนด้านบน คลิกเพื่อเปิดแถบด้านข้าง Copilot ซึ่งจะแสดงทางด้านขวาของหน้าจอ

ขั้นตอนที่ 2: ป้อนคำขอของคุณด้วยภาษาง่าย ๆ

พิมพ์คำขอด้วยภาษาธรรมชาติที่เข้าใจง่าย (เช่น "รายได้รวมตามเดือน") ระบุให้ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง เพื่อให้ Copilot สร้างผลลัพธ์ได้แม่นยำ

ขั้นตอนที่ 3: นำผลลัพธ์ไปใช้กับสเปรดชีตของคุณ

Copilot จะสร้างสูตร สรุป หรือภาพแสดงข้อมูลตามคำขอของคุณ ตรวจทานผลลัพธ์ แล้วนำไปใช้กับสเปรดชีตได้โดยตรงด้วยคลิกเดียว ข้อมูลของคุณจะอัปเดตโดยอัตโนมัติ

คุณสมบัติเด่นของ Microsoft Copilot

• การวิเคราะห์ข้อมูลด้วย AI: Copilot สามารถสแกนสเปรดชีตทั้งไฟล์และค้นหาข้อมูลเชิงลึกที่เป็นประโยชน์ได้ในไม่กี่วินาที ช่วยให้คุณเข้าใจแนวโน้ม รูปแบบ และค่าที่สำคัญโดยไม่ต้องลงมือทำเอง

• แนะนำสูตรด้วยภาษาธรรมดา: คุณอธิบายสิ่งที่ต้องการได้ แล้ว Copilot จะเขียนสูตรที่ถูกต้องให้ ช่วยให้ไม่ต้องจดจำฟังก์ชัน Excel

• สร้างแผนภูมิอัตโนมัติ: Copilot สามารถสร้างแผนภูมิจากข้อมูลของคุณด้วยคำสั่งง่าย ๆ และยังเลือกประเภทแผนภูมิที่เหมาะสมที่สุดเพื่อให้เข้าใจได้ดีขึ้น

• การสรุปข้อมูล: ข้อมูลจำนวนมากสามารถเปลี่ยนเป็นสรุปสั้น ๆ ได้อย่างรวดเร็ว Copilot อ่านชีตและอธิบายประเด็นสำคัญด้วยถ้อยคำที่เข้าใจง่าย

• การล้างและจัดรูปแบบข้อมูล: ข้อมูลที่ไม่เป็นระเบียบสามารถล้างและจัดรูปแบบได้ด้วยพรอมต์ง่าย ๆ ช่วยทำรูปแบบให้เป็นมาตรฐานและขจัดความไม่สอดคล้องกันทั่วทั้งชีต

ทำความสะอาดข้อมูลและเวิร์กโฟลว์ Excel อัตโนมัติด้วย Power Query

Power Query เป็นเครื่องมือใน Excel ที่ช่วยให้คุณล้างและจัดระเบียบข้อมูลได้ง่าย เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลต่าง ๆ และแปลงข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ใช้งานได้ คุณไม่ต้องแก้ไขทุกอย่างด้วยมือ เพราะเครื่องมือจะบันทึกแต่ละขั้นตอนไว้ให้ เหมาะอย่างยิ่งกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่และงานที่ทำเป็นประจำ ช่วยให้ทำงานเร็วขึ้นและเป็นระบบมากขึ้นโดยใช้แรงน้อยลง ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อใช้ Power Query ใน Excel

ขั้นตอนที่ 1: นำเข้าข้อมูลจากแหล่งเว็บ

ไปที่แท็บ "Data" ใน Excel แล้วเลือก From Web ป้อน URL ที่ถูกต้องซึ่งมีข้อมูลแบบมีโครงสร้าง จากนั้นยืนยัน Excel จะสแกนหน้าเว็บโดยอัตโนมัติและแสดงตารางหรือแหล่งข้อมูลที่มีอยู่

ดูตัวอย่างตารางที่ตรวจพบ แล้วเลือกตารางที่ตรงกับความต้องการข้อมูลของคุณ คลิก "Transform Data" เพื่อเปิด Power Query Editor สำหรับประมวลผลต่อ

ขั้นตอนที่ 2: ล้างและจัดระเบียบข้อมูล

ภายใน Power Query ให้ทำการล้างข้อมูลพื้นฐาน เช่น:

• ลบแถวหรือส่วนหัวที่ไม่จำเป็น

• ลบคอลัมน์ว่างหรือคอลัมน์ที่ไม่เกี่ยวข้อง

• เปลี่ยนชื่อคอลัมน์ให้ชัดเจนและสอดคล้องกัน

การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะถูกติดตามในแผง "Applied Steps" และสามารถแก้ไขหรือลบออกได้ทุกเมื่อ

ขั้นตอนที่ 3: แปลงและจัดรูปแบบข้อมูล

ปรับชนิดข้อมูลและโครงสร้างเพื่อการวิเคราะห์ที่แม่นยำ:

• ตั้งค่าฟิลด์ตัวเลข (เช่น ยอดขาย) เป็น "Currency or Number"

• แปลงฟิลด์วันที่เป็นรูปแบบ "Date"

• แยกหรือแปลงคอลัมน์โดยใช้ตัวคั่นเมื่อจำเป็น

การแปลงเหล่านี้ช่วยทำให้ชุดข้อมูลเป็นมาตรฐาน

ขั้นตอนที่ 4: โหลดข้อมูลที่ล้างแล้วกลับเข้า Excel

คลิก "Close & Load" เพื่อส่งชุดข้อมูลที่ล้างแล้วกลับไปยัง Excel ตอนนี้คุณสามารถใช้ข้อมูลนั้นสำหรับตาราง Pivot แผนภูมิ หรือการวิเคราะห์เพิ่มเติมได้ หากจำเป็น คุณสามารถเปิด Power Query อีกครั้งเพื่อปรับแต่งหรืออัปเดตขั้นตอนการล้างข้อมูล

คุณสมบัติเด่นของ Power Query

• การล้างและแปลงข้อมูล: Power Query ช่วยแก้ข้อมูลที่ไม่เป็นระเบียบด้วยการเปลี่ยนรูปแบบ ลบข้อผิดพลาด และจัดระเบียบคอลัมน์ ทำให้ข้อมูลดิบพร้อมสำหรับการวิเคราะห์โดยไม่ต้องแก้ไขด้วยมือ

• เชื่อมต่อกับแหล่งข้อมูลหลายแห่ง: คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากหลายที่ เช่น ไฟล์ Excel ฐานข้อมูล หรือแหล่งข้อมูลออนไลน์ แล้วรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ในพื้นที่ทำงานเดียว

• ผสานและรวมชุดข้อมูล: Power Query ช่วยให้คุณเชื่อมหลายตารางเข้าด้วยกันโดยอิงจากคอลัมน์ร่วม ทำให้สร้างชุดข้อมูลรวมที่มีความหมายได้

• ทำงานอัตโนมัติทีละขั้นตอน (Applied Steps): ทุกการกระทำที่คุณทำจะถูกบันทึกเป็นขั้นตอน จึงทำซ้ำกระบวนการได้โดยอัตโนมัติ ช่วยลดงานซ้ำซ้อน

• การจัดกลุ่มและสรุปข้อมูล: คุณสามารถจัดกลุ่มข้อมูลและคำนวณค่า เช่น จำนวน ผลรวม หรือค่าเฉลี่ย ช่วยให้วิเคราะห์ได้รวดเร็ว

สร้างสูตร Excel ด้วย GPT for Excel Word

GPT for Excel Word เป็น Add-in (ปลั๊กอิน) สำหรับ Excel ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ช่วยให้คุณสร้างและเข้าใจสูตร Excel ได้อย่างรวดเร็ว คุณพิมพ์คำสั่งง่าย ๆ ด้วยภาษาธรรมดาได้ แล้วเครื่องมือจะสร้างสูตรพร้อมใช้ใน Excel ให้โดยอัตโนมัติ เหมาะทั้งสำหรับผู้เริ่มต้นและผู้ใช้ขั้นสูงที่ต้องการประหยัดเวลาและจัดการสูตรซับซ้อนได้ง่ายขึ้น ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อใช้ GPT for Excel Word

ขั้นตอนที่ 1: ติดตั้งและเปิด Add-in

ไปที่เว็บไซต์ทางการของ GPT for Work แล้วดาวน์โหลด Add-in GPT for Excel Word ทำตามคำแนะนำการติดตั้งเพื่อเพิ่มลงในแอปพลิเคชัน Excel เมื่อติดตั้งแล้ว เครื่องมือจะแสดงบนริบบอนของ Excel

ขั้นตอนที่ 2: อธิบายการคำนวณของคุณด้วยภาษาธรรมดา

พิมพ์คำสั่งให้ชัดเจนด้วยภาษาอังกฤษทั่วไป เช่น "Calculate employee seniority." เครื่องมือจะตีความคำขอของคุณและเตรียมสูตรที่ถูกต้องให้

ขั้นตอนที่ 3: นำไปใช้และดูผลลัพธ์ใน Excel ได้ทันที

แทรกสูตรลงในเซลล์ที่เลือก แล้ว Excel จะคำนวณและแสดงผลลัพธ์ในสเปรดชีตทันที ผลลัพธ์จะอัปเดตอัตโนมัติตามข้อมูลของคุณ

คุณสมบัติเด่นของ GPT for Excel Word

• สร้างสูตร Excel ด้วยภาษาธรรมชาติ: สร้างสูตร Excel ที่แม่นยำได้เพียงอธิบายสิ่งที่ต้องการด้วยภาษาธรรมดา โดยไม่ต้องจำฟังก์ชัน

• ประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก: ใช้คำสั่งต่าง ๆ เช่น การจัดรูปแบบ การจัดหมวดหมู่ และการแปลง กับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ได้ในครั้งเดียว

• วิเคราะห์ข้อมูลและสร้างข้อมูลเชิงลึก: สรุปและตีความข้อมูลในสเปรดชีตได้รวดเร็ว เพื่อค้นหารูปแบบและข้อมูลสำคัญ

• ทำงานสเปรดชีตอัตโนมัติ: ทำให้งาน Excel ที่ซ้ำ ๆ เช่น การดึงข้อมูล การล้างข้อมูล และการปรับโครงสร้างข้อมูล เป็นไปอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น

• เวิร์กโฟลว์ AI ที่ยืดหยุ่น: ปรับพฤติกรรมของ AI ให้เข้ากับงานและชุดข้อมูลที่แตกต่างกัน เพื่อจัดการสเปรดชีตได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

เครื่องมือ AI ส่วนใหญ่ทำได้เพียงงานเดียว เช่น สร้างสูตรหรือล้างข้อมูล จึงทำให้คุณมักต้องสลับไปมาระหว่างเครื่องมือต่าง ๆ สำหรับงานแต่ละประเภท ซึ่งอาจทำให้งานช้าลงและมีประสิทธิภาพน้อยลง Kimi Sheets แตกต่างออกไป เพราะนำเสนอโซลูชันครบวงจร ให้คุณจัดการไฟล์ Excel ได้หลายรูปแบบในที่เดียว

Kimi Sheets จัดการงาน Excel ได้ง่ายอย่างไร

Kimi Sheets เป็น AI สำหรับ Excel ที่ให้คุณจัดการ แก้ไข และเปลี่ยนแปลงไฟล์ Excel ด้วยคำสั่งง่าย ๆ ช่วยจัดการงานสเปรดชีตที่ซับซ้อนโดยไม่ต้องเขียนสูตรหรือทำงานด้วยมือ คุณสามารถล้างข้อมูล จัดโครงสร้างตารางใหม่ และสร้างรายงานได้ในไม่กี่ขั้นตอน อีกทั้งยังทำงานกับหลายไฟล์พร้อมกันได้ ทำให้จัดการข้อมูลจำนวนมากได้ง่ายขึ้น เพื่อให้เห็นการใช้งานจริง ต่อไปนี้คือวิธีใช้ Kimi Sheets ที่พบบ่อย:

วิธีเปลี่ยนคำขอของคุณให้เป็นข้อมูล Excel ที่เป็นระเบียบ

Kimi Sheets เปลี่ยนคำสั่งง่าย ๆ ให้เป็นไฟล์ Excel ที่จัดระเบียบแล้ว ช่วยให้คุณได้ผลลัพธ์เร็วขึ้นและโฟกัสกับข้อมูลเชิงลึกได้มากขึ้น เริ่มต้นได้ดังนี้

ขั้นตอนที่ 1: เขียนพรอมต์ข้อความแล้วส่ง

เริ่มจากเปิด Kimi Sheets แล้วพิมพ์คำขอของคุณด้วยภาษาธรรมดา ขั้นตอนนี้ยังไม่ต้องใช้ไฟล์ใด ๆ เพียงอธิบาย Excel ที่คุณต้องการ เครื่องมือจะเข้าใจคำสั่งของคุณและเตรียมข้อมูลที่มีโครงสร้างให้อัตโนมัติ สามารถสร้างตาราง จัดระเบียบรายการ และตั้งค่าชีตให้พร้อมสำหรับการวิเคราะห์

ตัวอย่างพรอมต์:

ขั้นตอนที่ 2: AI สร้างผลลัพธ์

เมื่อคุณส่งคำสั่งแล้ว Kimi Sheets จะสร้างชีต Excel ที่จัดระเบียบอย่างดีให้ทันที โดยจัดคอลัมน์ จัดรูปแบบข้อมูล และสร้างเลย์เอาต์ที่สะอาดตาให้คุณ คุณจะเห็นสเปรดชีตใหม่ภายในไม่กี่วินาที โดยไม่ต้องลงมือทำเอง

ขั้นตอนที่ 3: ดูตัวอย่างและดาวน์โหลด

ดูตัวอย่างไฟล์ Excel ที่ Kimi Sheets สร้างขึ้น เพื่อตรวจสอบว่าข้อมูลและเลย์เอาต์ถูกต้อง หากจำเป็น คุณสามารถแก้ไขอย่างรวดเร็วด้วยคำสั่งง่าย ๆ เมื่อพอใจกับผลลัพธ์แล้ว ให้ดาวน์โหลดไฟล์ไปใช้ทำรายงาน วิเคราะห์ หรือแชร์ต่อ

วิธีให้ AI จัดระเบียบและแก้ไขข้อมูล Excel ที่มีอยู่ของคุณ

การอัปเดตสเปรดชีตขนาดใหญ่หรือปรับโครงสร้างไฟล์เก่ามักทำให้สับสนและเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย Kimi Sheets แก้ปัญหานี้ด้วยการให้คุณอัปโหลดไฟล์ Excel ที่มีอยู่ แล้วบอก AI ว่าต้องการเปลี่ยนแปลงอะไร เครื่องมือจะจัดระเบียบ แก้ไข และปรับปรุงข้อมูลของคุณโดยอัตโนมัติภายในไม่กี่วินาที ทำตามขั้นตอนได้ดังนี้:

ขั้นตอนที่ 1: อัปโหลดไฟล์ Excel และป้อนพรอมต์

อัปโหลดไฟล์ Excel ของคุณไปยัง Kimi Sheets แล้วอธิบายสิ่งที่ต้องการเปลี่ยนแปลงด้วยถ้อยคำที่ชัดเจนและเรียบง่าย AI จะอ่านข้อมูลของคุณ แล้วแก้ไข จัดระเบียบใหม่ หรือวิเคราะห์ตามคำสั่ง คุณสามารถล้างข้อมูล แก้รูปแบบ หรือจัดตารางใหม่ได้โดยไม่ต้องลงมือทำเอง

ตัวอย่างพรอมต์:

ขั้นตอนที่ 2: ให้ AI ประมวลผลและสร้างผลลัพธ์

Kimi Sheets จะนำไฟล์ Excel ที่คุณอัปโหลดมาปรับแก้ทั้งหมดตามที่คุณขอโดยอัตโนมัติ ทั้งล้างข้อมูล แก้ไข และจัดระเบียบให้อยู่ในรูปแบบที่ชัดเจน คุณจะได้ผลลัพธ์ที่อัปเดตแล้วโดยไม่ต้องเขียนสูตรหรือแก้ไขด้วยมือ

ขั้นตอนที่ 3: ดาวน์โหลด Excel

เมื่อประมวลผลเสร็จแล้ว คุณสามารถดูตัวอย่างผลลัพธ์ Excel ที่อัปเดตได้ จากนั้นแตะปุ่ม "Download" ที่มุมขวาบนเพื่อบันทึกเอกสารอย่างรวดเร็ว

วิธีแปลงเนื้อหา Excel เป็น PDF หลายไฟล์

การอัปเดตรายงาน Excel และแชร์ในรูปแบบต่าง ๆ มักใช้เวลาเพิ่ม Kimi Sheets ทำให้ง่ายขึ้นด้วยการเปลี่ยนข้อมูล Excel ของคุณให้เป็นรายงานที่มีโครงสร้าง และแปลงเป็น PDF หลายไฟล์ได้ในไม่กี่ขั้นตอน ทำได้ภายในไม่กี่นาทีดังนี้:

ขั้นตอนที่ 1: อัปโหลด Excel และป้อนพรอมต์

เปิด Kimi Sheets แล้วอัปโหลดไฟล์ Excel ที่มีข้อมูลยอดขาย จากนั้นป้อนคำสั่งที่ชัดเจนเพื่ออธิบายการวิเคราะห์ที่คุณต้องการ

ตัวอย่างพรอมต์:

ขั้นตอนที่ 2: ให้ Kimi ประมวลผลและวิเคราะห์ข้อมูลของคุณ

Kimi Sheets จะประมวลผลไฟล์ที่คุณอัปโหลดและทำการวิเคราะห์ตามที่ขอโดยอัตโนมัติ เครื่องมือจะสร้างแผนภูมิ สรุปข้อมูล และข้อมูลเชิงลึกที่มีโครงสร้างตามชุดข้อมูลของคุณ โดยไม่ต้องสร้างสูตรหรือแดชบอร์ดเอง

ขั้นตอนที่ 3: ส่งออกผลลัพธ์เป็น PDF หลายไฟล์

เมื่อวิเคราะห์เสร็จแล้ว คุณสามารถดูตัวอย่างรายงานฉบับสมบูรณ์ใน Kimi Sheets ได้ แพลตฟอร์มยังให้คุณส่งออกผลลัพธ์เป็นไฟล์ PDF หลายไฟล์เพื่อใช้ทำรายงานหรือแชร์ต่อ

บทสรุป

การเรียนรู้วิธีใช้ AI กับ Excel ช่วยให้คุณทำงานกับข้อมูลได้เร็วขึ้น ง่ายขึ้น และเป็นระบบมากขึ้น เครื่องมือเหล่านี้ช่วยเรื่องสูตร การล้างข้อมูล การวิเคราะห์ และการทำงานอัตโนมัติ คุณจึงใช้เวลากับงานที่ต้องทำด้วยมือน้อยลงและลดข้อผิดพลาดได้ อีกทั้งยังประหยัดเวลาด้วยการจัดการงานซ้ำ ๆ แทนคุณ ลองใช้ Kimi Sheets แล้วดูว่างาน Excel จะราบรื่นขึ้นได้แค่ไหน