處理大型資料集、公式與格式時，在 Excel 中製作報表可能會讓人覺得複雜。許多使用者很難把原始數字轉化為清楚洞察。不過，只要掌握正確方法，學會如何在 Excel 中製作報表就會容易許多。本文將介紹實用做法，協助你整理資料、萃取洞察並建立有效報表——無論是手動完成，或搭配 AI 工具。
在 Excel 中製作報表的 2 種方法概覽
在 Excel 中製作報表有多種選擇。你可以依據資料量、對 Excel 的熟悉程度，以及可投入的時間來決定使用哪種方法。
如果你偏好在 Excel 中手動製作報表，可以按照上方的逐步方法，完整掌握資料與計算。若想用更少的手動作業更快產生報表，可以直接跳到下方的 Kimi Sheets 章節。如果你已準備好立即開始，也可以直接試用。
如何在 Excel 中手動製作報表
在 Excel 中手動建立報表，可以讓你完全掌控資料、報表結構與視覺呈現。以下說明如何從零開始製作一份具專業感的報表。
步驟 1：準備資料集
用清楚的欄位整理資料，例如書名、銷售冊數與銷售金額。請確認沒有空白列或不一致的內容。
步驟 2：擷取唯一值
使用「進階篩選」產生不重複的書名清單。前往「資料」>「排序與篩選」>「進階」，然後選取「複製到其他位置」來擷取唯一項目。
步驟 3：定義命名範圍
選取你的資料集，前往「公式」>「定義名稱」>「從選取範圍建立」。如此一來，Excel 就能辨識書名、銷售冊數、銷售額等欄位，讓公式使用更方便。
步驟 4：使用 SUMIF 計算總計
使用「SUMIF」函數計算每本書的總計：
總銷售冊數
總銷售額
將每本書名與其對應數值配對，然後將公式套用到所有列。
步驟 5：建立樞紐分析表（替代方法）
選取你的資料集，前往「插入」>「樞紐分析表」。
將「書名」放入列，將「銷售冊數 / 銷售額」放入值，即可自動產生動態摘要報表。
手動製作報表很有效，但在處理大量資料或期限緊迫時，可能相當繁瑣。與其從零開始製作報表，不如運用 Kimi Sheets 等 AI 工具自動處理資料並設定報表格式，讓流程更精簡。
如何用 AI 在 Excel 中產生報表
使用 Kimi Sheets，你可以輕鬆上傳資料集，並用簡單提示詞自動產生報表、摘要與洞察。這是 AI for Excel 的實用範例，可協助你不必依賴複雜公式或手動計算，就能完成報表任務。把時間從重複工作中省下來，你就能更專注於理解資料並加快決策。
步驟 1：上傳 Excel 並輸入提示詞
將 Excel 檔案上傳到 Kimi Sheets。點選「Add files & more tools」選擇檔案，然後在輸入框描述你的報表需求，例如摘要、趨勢或洞察。
步驟 2：讓 Kimi 處理並分析你的資料
Kimi Sheets 會處理你上傳的檔案並自動分析資料。它會整理資訊、找出關鍵模式，並根據你的資料集產生包含摘要、洞察與圖表的結構化報表。
步驟 3：下載 Excel
報表完成後，先預覽並視需要做些微調整。確認結果符合需求後，即可下載或匯出為 Excel 檔案。
Kimi Sheets 的主要功能
自動產生報表： Kimi Sheets 能快速將資料轉換成報表。你不必自行整理資料結構或建立摘要，它就能根據你的提示詞產生清楚且可採取行動的報表。
公式建立： 不需要背誦 Excel 公式。Kimi Sheets 會依照你的需求建立合適公式，讓你不必手動輸入，也能計算數值、趨勢與指標。
資料分析與洞察： 軟體會檢視你的資料，揭示模式、趨勢與洞察。這有助於你得出結論，並在 Excel 中建立富有洞察且可行的報表。
多工作表處理： Kimi Sheets 可處理來自多個工作表的資料。它會連結資料、合併資訊，確保報表以完整資料集為基礎。
智慧格式設定： 報表會自動套用標題、對齊與易讀版面。你可以放心，報表會呈現專業外觀，並可直接用於簡報或分享。
加碼技巧：用 Kimi Sheets 將 Excel 資料轉成 Word 或 PDF 報表
如果你需要在 Excel 之外分享結果，Kimi Sheets 也能幫上忙。只要上傳 Excel 檔案，它就會讀取資料，並根據內容產生結構化的 Word 或 PDF 報表。當你想用整潔、格式完善的文件來展示或分享洞察時，這特別實用。
步驟 1：上傳 Excel 並輸入提示詞
選取「Add files & more tools」上傳你的 Excel，接著輸入提示詞指定報表格式。請說明你希望報表採用 Word 或 PDF 格式，以及是否要包含摘要、標題等區段。指示越詳細，越能幫助 Kimi Sheets 製作出更好的報表。
步驟 2：將 Excel 轉換為 PDF
Kimi Sheets 會自動將你的資料轉成包含標題、章節、摘要與洞察的報表。請查看預覽，確認呈現方式符合你的需求。
步驟 3：下載你的 PDF
報表準備好後，選取「Download」選項匯出為 PDF 檔案。檔案會儲存到你的裝置，方便分享、簡報或留存日後使用。
Excel 報表製作技巧
報表不只是資料本身，也包含呈現方式、格式與設計。請遵循以下準則，製作專業且易於吸收的 Excel 報表。
清理並結構化資料
請確保資料乾淨且結構清楚。刪除重複項目、修正錯誤，並重新命名欄位，讓你更容易根據 Excel 資料製作報表。這能確保資料準確，也讓報表製作更順利。
使用樞紐分析表快速摘要
樞紐分析表是不需撰寫公式也能在 Excel 中建立報表的好方法。你可以輕鬆將大量資料分組、篩選並彙總，有助於發現趨勢並得出結論。
分開原始資料與報表
將資料與報表設計分開。這能讓你在 Excel 中製作報表時，不會不小心覆寫資料；同時也能簡化報表建立流程，讓後續修改更容易。
使用圖表呈現清楚視覺效果
長條圖、折線圖、圓餅圖等圖表能讓報表更清楚。當你從 Excel 試算表製作報表時，這些圖表可將資料轉化為資訊；視覺化呈現也能讓報表更易讀、更有效。
保持格式簡潔易讀
不要使用過多顏色、字型或樣式。這能幫助他人在閱讀你用 Excel 設計的報表時，更容易理解內容。請確保報表易讀易懂，讓它看起來專業，也能清楚傳達重點。
結論
本指南將 Excel 報表製作流程拆解為清楚步驟，從準備資料到產生摘要與視覺化報表，讓整個過程更容易上手。手動方法能提供完整控制與彈性，而 Kimi Sheets 這類工具則可透過自動產生報表、處理資料與設定結果格式，大幅加快工作流程。如果你想以更快速、更有效率的方式製作清楚易懂的報表，採用 AI 驅動的方法會是明智選擇。