當資料量龐大、公式又反覆出現時，使用 Excel 可能會變得耗時。學會如何在 Excel 中使用 AI，能協助你清理資料、撰寫公式並節省時間，讓工作更輕鬆。AI 工具與外掛可在不增加複雜步驟的情況下改善工作流程。繼續閱讀，了解如何在 Excel 中運用人工智慧，讓工作更有效率。
在 Excel 中使用 AI 的方式：快速總覽
| 方法 | 主要功能 |
|---|---|
| 透過 Microsoft Copilot in Excel | - AI 驅動的資料分析- 公式建議- 自動產生圖表- 資料摘要 |
| 透過 Power Query | - 資料清理與轉換- 合併多個資料集- 自動化 ETL 工作流程- 結構化資料重塑 |
| 透過 GPT for Excel Word | - 由文字產生公式- 直接在 Excel 中套用公式- 自動化重複性任務- 解釋資料洞察 |
| 加碼方法：透過 Kimi Sheets | - 以提示詞建立試算表- 完整重組與改寫表格- 合併並處理多個檔案資料- 將 Excel 檔案轉換為多份 PDF- 輕鬆產生各類圖表，包括直方圖與圓餅圖 |
如果你想直接在 Excel 內使用 AI，請往下瀏覽 Microsoft Copilot、Power Query 與 GPT for Excel Word。如果你偏好免設定、能在同一處理好從公式到檔案轉換等工作的工具，請跳到下方的 Kimi Sheets 章節。若想更快開始，也可以立即著手。
如何在 Excel 中使用 AI：改善工作流程的 3 個聰明方法
探索這 3 個範例，看看今天如何輕鬆又實際地在 Excel 中使用 AI。
使用 Microsoft Copilot in Excel 分析 Excel 資料
Microsoft Copilot 是 Excel 中的智慧助理，能讓資料處理更輕鬆、更快速。你可以使用簡單語句，不必記住複雜公式或工具。即使技術經驗不多，也能用它分析資料、建立報表與製作圖表。它很適合商務報告，也能快速從大量資料中取得洞察。請依照以下步驟在 Excel 中使用 Copilot。
步驟 1：在 Excel 中開啟 Copilot
開啟你的 Excel 活頁簿，並在上方功能區找到 Copilot 圖示。按一下即可啟動 Copilot 側邊欄，它會出現在畫面右側。
步驟 2：用簡單語句輸入你的需求
請用簡單、自然的語言輸入需求（例如「每月總營收」）。描述要清楚且具體，Copilot 才能產生準確結果。
步驟 3：將結果套用到試算表
Copilot 會根據你的需求產生公式、摘要或視覺化內容。檢查輸出後，只要按一下即可直接套用到試算表，資料也會自動更新。
Microsoft Copilot 的主要功能
AI 驅動的資料分析： Copilot 能掃描整份試算表，並在數秒內找出有用洞察。它能協助你不費手動工夫，就理解趨勢、模式與重要數值。
自然語言公式建議： 你只要描述需求，Copilot 就會替你寫出正確公式，免去背誦 Excel 函數的負擔。
自動產生圖表： 只需簡單指令，Copilot 就能依據你的資料建立圖表，也會挑選最合適的圖表類型，讓內容更容易理解。
資料摘要： 大量資料能快速轉成精簡摘要。Copilot 會讀取工作表，並用簡單文字說明重點。
資料清理與格式化： 雜亂資料可透過簡單提示詞完成清理與格式化。它會統一格式，並移除整張工作表中的不一致之處。
使用 Power Query 自動化 Excel 資料清理與工作流程
Power Query 是 Excel 中的工具，可協助你輕鬆清理並整理資料。它能連接不同資料來源，並將資料轉換成可使用的格式。你不必手動編輯所有內容，因為它會替你儲存每個步驟。這對大型資料集與經常重複的任務特別有幫助。透過更少力氣，你的工作會更快速、更有條理。請依照以下步驟在 Excel 中使用 Power Query。
步驟 1：從網路來源匯入資料
前往 Excel 的「Data」索引標籤，並選取 From Web。輸入包含結構化資料的有效 URL，然後確認。Excel 會自動掃描頁面，並顯示可用的表格或資料來源。
預覽偵測到的表格，並選取符合資料需求的項目。按一下「Transform Data」，開啟 Power Query Editor 進一步處理。
步驟 2：清理並整理資料
在 Power Query 中，執行基本資料清理，例如：
移除不必要的資料列或標題
刪除空白或不相關的欄位
重新命名欄位，使其清楚且一致
所有變更都會記錄在「Applied Steps」面板中，並可隨時修改或移除。
步驟 3：轉換並格式化資料
調整資料類型與結構，以確保分析準確：
將數值欄位（例如銷售額）設定為「Currency or Number」。
將日期欄位轉換為「Date」格式
需要時，使用分隔符號拆分或轉換欄位
這些轉換有助於將資料集標準化。
步驟 4：將清理後的資料載入回 Excel
按一下「Close & Load」，將清理後的資料集帶回 Excel。接著你可以用它建立樞紐分析表、圖表，或進行進一步分析。如有需要，也可以重新開啟 Power Query，微調或更新清理步驟。
Power Query 的主要功能
資料清理與轉換： Power Query 可透過變更格式、移除錯誤並整理欄位，協助你修正雜亂資料。無需手動編輯，就能讓原始資料可供分析。
連接多種資料來源： 你可以從許多地方匯入資料，例如 Excel 檔案、資料庫或線上來源。它會將所有資料整合到同一個工作區。
合併與組合資料集： Power Query 可依據共同欄位串接多個表格，協助建立有意義的合併資料集。
逐步自動化（Applied Steps）： 你執行的每個動作都會儲存為步驟，因此流程可自動重複執行，減少重複工作。
資料分組與摘要： 你可以將資料分組，並計算筆數、總計或平均值等數值，有助於快速分析。
使用 GPT for Excel Word 產生 Excel 公式
GPT for Excel Word 是一款由 AI 驅動的 Excel 增益集（外掛），可協助你快速建立並理解 Excel 公式。你可以用簡單的自然語言輸入指示，它會在 Excel 中自動產生可直接使用的公式。無論是初學者，或是想節省時間、輕鬆處理複雜公式的進階使用者，都很實用。請依照以下步驟使用 GPT for Excel Word。
步驟 1：安裝並開啟增益集
前往 GPT for Work 官方網站，下載 GPT for Excel Word 增益集。依照安裝說明將它加入你的 Excel 應用程式。安裝完成後，它會出現在 Excel 功能區中。
步驟 2：用自然語言描述你的計算需求
用清楚的英文自然語句輸入指示，例如「Calculate employee seniority」。工具會解讀你的需求，並準備正確公式。
步驟 3：在 Excel 中直接套用並查看結果
將公式插入所選儲存格後，Excel 會立即在試算表中計算並顯示結果。輸出會依據你的資料自動更新。
GPT for Excel Word 的主要功能
用自然語言產生 Excel 公式： 只要用自然語言描述需求，不必記憶函數，就能建立準確的 Excel 公式。
大量處理資料： 一次對大型資料集套用格式化、分類與轉換等操作。
分析資料並產生洞察： 快速摘要並解讀試算表資料，找出模式與關鍵資訊。
自動化試算表任務： 簡化擷取、清理與重組資料等重複性 Excel 工作。
彈性的 AI 工作流程： 依不同任務與資料集調整 AI 行為，讓試算表處理更有效率。
多數 AI 工具只能處理單一任務，例如建立公式或清理資料。這代表你常需要為不同工作在各種工具之間切換，可能拖慢進度並降低效率。Kimi Sheets 則不同，它提供完整解決方案，讓你在同一處以多種方式管理 Excel 檔案。
Kimi Sheets 如何輕鬆處理 Excel 任務
Kimi Sheets 是一款 AI for Excel，可讓你用簡單指示管理、編輯與變更 Excel 檔案。它能協助你處理複雜試算表任務，不必撰寫公式或手動操作。只需幾個步驟，就能清理資料、重整表格並建立報表。它也支援同時處理多個檔案，讓大量資料更容易管理。以下是幾種常見用法，帶你了解實際運作方式：
如何將需求轉成整理好的 Excel 資料
Kimi Sheets 能把簡單指示轉成結構清楚的 Excel 檔案，讓你更快得到結果，把注意力放在洞察上。以下是開始使用的方法。
步驟 1：撰寫文字提示詞並提交
先開啟 Kimi Sheets，並用自然語言輸入你的需求。這個階段不需要任何檔案，只要描述你想要的 Excel 即可。工具會理解你的指示，並自動準備結構化資料。它可以建立表格、整理記錄，並設定可直接分析的工作表。
提示詞範例：
步驟 2：AI 產生輸出
提交指示後，Kimi Sheets 會立即為你產生整理完善的 Excel 工作表。它會排列欄位、設定資料格式，並建立清爽版面。無需任何手動操作，幾秒內就能看到新的試算表。
步驟 3：預覽並下載
預覽 Kimi Sheets 建立的 Excel 檔案，確認資料與版面正確。如有需要，你可以用簡單指示快速修改。對結果滿意後，下載檔案並用於報告、分析或分享。
如何讓 AI 整理並編輯你現有的 Excel 資料
更新大型試算表或重整舊檔案時，常容易造成混亂與錯誤。Kimi Sheets 可讓你上傳現有 Excel 檔案，並直接告訴 AI 需要哪些變更，藉此解決這個問題。它會在數秒內自動整理、編輯並改善你的資料。以下是逐步操作方式：
步驟 1：上傳你的 Excel 檔案並輸入提示詞
將 Excel 檔案上傳到 Kimi Sheets，並用清楚、簡單的文字說明想要的變更。AI 會讀取你的資料，並依照指示進行編輯、重整或分析。你可以清理資料、修正格式或重新排列表格，不必親自手動處理。
提示詞範例：
步驟 2：讓 AI 處理並產生結果
Kimi Sheets 會處理你上傳的 Excel 檔案，並自動完成你要求的所有變更。它會清理、編輯並整理資料，呈現為清楚格式。你不需要撰寫公式或手動修正，也能取得更新後的結果。
步驟 3：下載 Excel
處理完成後，你可以預覽更新後的 Excel 輸出。接著點選右上角的「Download」按鈕，即可快速儲存文件。
如何將 Excel 內容轉換成多個 PDF
更新 Excel 報表並以不同格式分享，往往需要額外時間。Kimi Sheets 可在幾個步驟內，將你的 Excel 資料轉成結構化報表，並轉換為多個 PDF，讓流程更輕鬆。以下教你如何在幾分鐘內完成：
步驟 1：上傳 Excel 並輸入提示詞
開啟 Kimi Sheets，並上傳含有銷售資料的 Excel 檔案。接著輸入清楚指示，描述你需要的分析。
提示詞範例：
步驟 2：讓 Kimi 處理並分析你的資料
Kimi Sheets 會處理你上傳的檔案，並自動套用指定分析。它會依據你的資料集產生圖表、摘要與結構化洞察。你不需要手動建立公式或儀表板。
步驟 3：將結果匯出為多個 PDF
分析完成後，你可以在 Kimi Sheets 中預覽最終報表。平台也可讓你將結果匯出為多個 PDF 檔案，方便報告或分享。
結論
學會搭配 Excel 使用 AI，能讓你更快速、輕鬆且有條理地處理資料。這些工具可協助處理公式、清理、分析與自動化，讓你減少手動作業時間，也降低出錯機會。它們還能代你處理重複性任務，節省時間。不妨試試 Kimi Sheets，看看 Excel 工作可以變得多順暢。