Word tự động bắt đầu một trang mới khi văn bản đã lấp đầy trang hiện tại. Nhưng khi bạn cần một trang kết thúc tại một vị trí cụ thể, bất kể trang đó còn nhiều hay ít nội dung, ngắt trang thủ công sẽ giúp bạn kiểm soát điều đó. Hướng dẫn này trình bày cách chèn ngắt trang trong Word bằng ba phương pháp, cách xem ngắt trang sau khi đã chèn, và cách quản lý cấu trúc trang trong các tài liệu dài hơn.
Tổng quan các phương pháp ngắt trang trong Word
Cả bốn phương pháp đều chèn cùng một loại ngắt trang thủ công. Điểm khác biệt duy nhất là vị trí bạn tìm thấy tùy chọn đó.
| Phương pháp | Vị trí tìm thấy | Phù hợp nhất cho |
|---|---|---|
| Tab Insert | Insert > Page Break | Phổ biến nhất, dễ tìm nhất |
| Phím tắt | Ctrl+Enter (Windows) / Cmd+Return (Mac) | Nhanh nhất cho việc sử dụng thông thường |
| Menu Layout | Layout > Breaks > Page | Khi bạn đang ở trong phần cài đặt Layout |
| Kimi Docs | Dựa trên prompt | Điều chỉnh cấu trúc trang trong toàn bộ tài liệu |
Cách thêm ngắt trang trong Word bằng tab Insert
Cách đơn giản nhất để thêm ngắt trang là thông qua thanh công cụ chuẩn. Bằng cách sử dụng tab Insert, bạn có thể ngay lập tức đẩy nội dung sang trang tiếp theo chỉ với một cú nhấp chuột.
Bước 1: Đặt con trỏ
Nhấp vào vị trí chính xác trong tài liệu nơi bạn muốn trang mới bắt đầu. Văn bản từ vị trí con trỏ đó trở đi sẽ di chuyển lên đầu trang tiếp theo, vì vậy vị trí đặt con trỏ rất quan trọng.
Bước 2: Vào tab Insert
Nhấp vào "Insert" trên dải băng ở đầu cửa sổ Word.
Bước 3: Nhấp vào Page Break
Trong nhóm Pages ở bên trái tab Insert, nhấp vào "Page Break." Con trỏ sẽ di chuyển lên đầu trang mới và một dấu ngắt trang thủ công được đặt tại điểm chèn.
Cách chèn ngắt trang trong Word bằng phím tắt
Bạn có thể chèn ngắt trang nhanh hơn bằng cách sử dụng phím tắt trên bàn phím. Cách này tốn ít thời gian hơn nhiều so với việc nhấp qua dải băng.
Bước 1: Đặt con trỏ
Nhấp vào vị trí trong tài liệu nơi bạn muốn trang mới bắt đầu.
Bước 2: Nhấn Ctrl+Enter (Windows) hoặc Cmd+Return (Mac)
Sau khi nhấn tổ hợp phím tắt, một ngắt trang sẽ được chèn vào Word. Văn bản sau con trỏ sẽ nhảy lên đầu trang tiếp theo mà không cần hộp thoại hay điều hướng qua dải băng. Phím tắt này hoạt động trên tất cả các phiên bản Word hiện hành, bao gồm Microsoft 365, Word 2019, Word 2021 và Word for Mac.
Cách thêm ngắt trang trong Word bằng menu Layout
Tùy chọn Breaks trong menu Layout rất hữu ích khi bạn đang làm việc trong phần cài đặt layout. Nó cũng hiển thị tất cả các loại ngắt ở một nơi, giúp bạn dễ dàng thấy sự khác biệt giữa ngắt trang và ngắt phần.
Bước 1: Đặt con trỏ
Nhấp vào điểm trong tài liệu nơi trang mới nên bắt đầu.
Bước 2: Vào Layout > Breaks
Nhấp vào tab "Layout" trên thanh ribbon, sau đó nhấp "Breaks" trong nhóm Page Setup. Một danh sách thả xuống hiện ra với tất cả các loại ngắt có sẵn.
Bước 3: Chọn Page
Trong phần Page Breaks ở đầu danh sách thả xuống, chọn "Page". Nội dung từ vị trí con trỏ trở đi sẽ chuyển lên đầu trang tiếp theo. Thao tác này chèn ngắt trang thủ công giống như cách làm ở tab Insert.
Cách chèn ngắt trang trong Word bằng Kimi Docs
Đặt từng ngắt trang một khá ổn với văn bản ngắn. Nhưng nếu bạn muốn áp dụng ngắt trang cho nhiều phần cùng lúc, làm thủ công nghĩa là phải lặp lại các bước nhàm chán này hàng chục lần trong các tệp dài hơn.
Là một agent xử lý tài liệu bằng AI, Kimi Docs có thể giúp quá trình này nhanh gọn hơn. Chỉ cần tải lên tệp Word và mô tả vị trí cần đặt ngắt trang cùng bất kỳ điều chỉnh định dạng nào khác bạn cần. Kimi sẽ xử lý mọi thay đổi trên toàn bộ tài liệu ngay lập tức.
Bước 1: Tải lên tài liệu
Mở Kimi Docs và tải lên tệp Word bạn muốn tái cấu trúc.
Bước 2: Mô tả vị trí cần đặt ngắt trang
Cho Kimi biết cần chèn ngắt trang ở đâu và những thay đổi định dạng nào khác cần thực hiện kèm theo.
Ví dụ về prompt:
Bước 3: Tải xuống tài liệu đã định dạng
Kimi áp dụng ngắt trang theo mô tả và trả về tệp hoàn chỉnh.
Tính năng chính của Kimi Docs
Áp dụng ngắt trang cho toàn bộ tài liệu cùng lúc: Không cần đặt từng ngắt trang thủ công khi nhiều phần cần có ngắt trang. Ngắt trang được chèn tại mọi vị trí phù hợp trong tài liệu, chứ không chỉ những chỗ bạn tự phát hiện được.
Kết hợp ngắt trang với các thay đổi định dạng khác: Thêm ngắt trang, điều chỉnh kiểu tiêu đề, sửa khoảng cách, hoặc thay đổi hướng trang cho các phần cụ thể, tất cả chỉ trong một prompt duy nhất, thay vì xử lý từng việc riêng lẻ.
Không cần cài đặt hay thiết lập phức tạp: Chỉ cần mô tả điều cần sửa bằng ngôn ngữ đơn giản và Kimi sẽ xử lý. Không cần biết menu nào điều khiển tính năng đó hay phải vào tab cài đặt nào để áp dụng.
Xử lý tài liệu dài mà không mất cấu trúc: Dù tài liệu dài mười trang hay một trăm trang, ngắt trang vẫn được áp dụng nhất quán từ đầu đến cuối mà không làm hỏng cấu trúc giữa chừng.
Cách chèn ngắt trang vào văn bản và thay đổi hướng trang
Một ngắt trang tiêu chuẩn sẽ bắt đầu trang mới nhưng vẫn giữ nguyên hướng trang. Để làm một trang theo hướng ngang trong khi các trang còn lại vẫn theo hướng dọc, cần dùng ngắt phần thay vì ngắt trang.
Bước 1: Chèn ngắt phần, không phải ngắt trang
Đặt con trỏ tại vị trí cần bắt đầu thay đổi hướng trang. Vào Layout > Breaks, sau đó chọn "Next Page" trong mục Section Breaks. Thao tác này bắt đầu một phần mới ở trang tiếp theo thay vì chỉ đẩy nội dung xuống.
Bước 2: Thay đổi hướng trang cho phần mới
Đặt con trỏ trong phần mới, vào Layout > Orientation rồi chọn "Landscape" (ngang) hoặc "Portrait" (dọc) tùy theo nhu cầu của phần đó. Việc thay đổi hướng trang chỉ áp dụng cho phần này, các trang khác vẫn giữ nguyên.
Cách xem ngắt trang trong Word
Vào tab Home rồi bấm nút Show/Hide, ký hiệu đoạn văn trong nhóm Paragraph. Mỗi dấu ngắt trang thủ công sẽ hiện thành một đường chấm chấm kéo dài ngang trang với nhãn “Page Break”. Bấm Show/Hide thêm lần nữa để ẩn các ký hiệu này đi.
Việc biết rõ vị trí các dấu ngắt trang là điều quan trọng trước khi chia sẻ tài liệu. Một dấu ngắt đặt sai chỗ có thể tạo ra một trang ngắn hoặc trông trống trải mà người nhận thấy nhưng không hiểu vì sao.
Cách chèn đường kẻ ngắt trang trong Word
Theo mặc định, Word không hiển thị đường kẻ tại vị trí ngắt trang. Nếu muốn có một đường kẻ ngang phía trên trang mới, hãy thêm viền cho đoạn văn ngay trước dấu ngắt.
Đặt con trỏ ở cuối đoạn văn đó. Vào Home > Borders, bấm mũi tên xổ xuống bên cạnh biểu tượng viền, rồi chọn “Bottom Border”. Một đường kẻ sẽ xuất hiện bên dưới đoạn văn mà không ảnh hưởng đến dấu ngắt trang.
Kết luận
Quản lý dấu ngắt trang hoặc ngắt phần đôi khi khá phiền phức. Nắm vững các cách ngắt trang này giúp bạn kiểm soát bố cục và mạch trình bày tài liệu một cách chính xác và tức thì. Hãy chọn kỹ thuật phù hợp nhất với tốc độ chỉnh sửa hiện tại của bạn, và bắt đầu trình bày tài liệu gọn gàng, nhanh chóng hơn ngay hôm nay. Với Kimi Docs, bạn có thể xử lý mọi việc định dạng trong Work một cách dễ dàng mà không rối mắt.