Biến PDF thành tệp Excel có thể chỉnh sửa thường khó hơn vẻ bề ngoài. Bảng có thể bị vỡ, định dạng bị lệch và việc dọn dữ liệu thường tốn thêm thời gian. Có nhiều cách để chuyển PDF sang Excel và các định dạng khác, từ công cụ tích hợp trong Office đến giải pháp AI, mỗi cách khác nhau về tốc độ và công sức cần bỏ ra. Trong các phần dưới đây, bạn sẽ biết ba phương pháp thực tế để chuyển PDF sang Excel.
Tổng quan nhanh: 3 phương pháp chuyển dữ liệu PDF sang Excel
Có nhiều phương pháp chuyển PDF thành tệp Excel, tùy vào công cụ sẵn có và mức độ chính xác cần đạt. Một số cách làm thủ công, một số dùng tính năng tích hợp hoặc AI. Dưới đây là tổng quan nhanh về ba phương pháp.
Trong các cách này, Excel 365 Power Query phù hợp với dữ liệu có cấu trúc. Microsoft Word dùng tốt cho thao tác sao chép thủ công đơn giản, còn Kimi Sheets mang đến cách làm nhanh hơn nhờ AI để xử lý PDF phức tạp với độ chính xác cao hơn và ít tốn công hơn. Nếu muốn quy trình tự động hơn, hãy chuyển thẳng đến phần Kimi Sheets bên dưới.
Cách chuyển PDF sang Excel bằng Excel 365 (Power Query)
Excel 365 có tính năng tích hợp tên là Power Query, giúp lấy dữ liệu từ PDF dễ dàng hơn nhiều. Chỉ trong vài bước, bạn có thể biến dữ liệu PDF lộn xộn thành các trang tính Excel được sắp xếp gọn gàng, sẵn sàng để phân tích. Dưới đây là cách thực hiện từng bước.
Bước 1: Nhập tệp PDF vào Excel
Vào thẻ "Data", nhấp "Get Data", rồi chọn "From File" > "From PDF". Chọn tệp PDF trên thiết bị của bạn và nhấn "Import". Excel sẽ quét tệp và hiển thị các bảng, trang có thể xem trước.
Bước 2: Chọn bảng trong Navigator
Cửa sổ Navigator sẽ xuất hiện cùng tất cả các bảng được phát hiện trong PDF. Hãy xem trước dữ liệu ở bên phải trước khi chọn. Bạn có thể dùng "Select multiple items" nếu cần. Sau đó nhấp "Transform Data" để chỉnh sửa hoặc "Load" để nhập trực tiếp.
Bước 3: Dọn dẹp và tải dữ liệu bằng Power Query
Trong Power Query Editor, điều chỉnh dữ liệu bằng các tùy chọn như "Use First Row as Headers". Xóa các cột không cần thiết và lọc bớt hàng thừa khi cần. Khi dữ liệu đã gọn gàng, vào "Home" và nhấp "Close & Load" để đưa vào Excel.
Cách chuyển PDF sang Excel bằng Kimi Sheets (công cụ AI)
Kimi Sheets, một AI cho Excel, chuyển đổi tệp PDF thành các trang tính kiểu Excel có thể chỉnh sửa với độ chính xác cao. Công cụ này dùng khả năng nhận diện dữ liệu thông minh để phát hiện bảng, cột và mẫu trong tài liệu PDF rồi sắp xếp chúng thành định dạng gọn gàng. Kimi Sheets cũng rút ngắn thời gian chuyển đổi bằng cách xử lý trích xuất và định dạng cùng lúc, hữu ích cho việc xử lý và phân tích dữ liệu nhanh.
Bước 1: Tải PDF lên và nhập prompt
Mở Kimi Sheets trong trình duyệt. Tải tệp PDF lên bằng tùy chọn tải lên, rồi nhập hướng dẫn của bạn vào ô prompt. Khi xong, nhấp gửi để bắt đầu quá trình chuyển đổi.
Ví dụ prompt:
Bước 2: Để Kimi xử lý và tạo kết quả
Sau khi bạn tải tệp lên, Kimi Sheets sẽ quét PDF và trích xuất bảng, văn bản cùng các dữ liệu khác. AI sắp xếp mọi thứ thành một bảng tính gọn gàng, nên bạn không cần dọn dẹp thủ công. Chỉ cần chờ hệ thống xử lý tệp và chuẩn bị đầu ra Excel cho bạn.
Bước 3: Tải xuống Excel
Sau khi xử lý xong, bản xem trước của trang tính đã chuyển đổi sẽ xuất hiện trên màn hình. Kiểm tra kết quả để đảm bảo mọi thứ chính xác, rồi nhấp tùy chọn tải xuống để lưu. Tệp sẽ được xuất ở định dạng Excel và sẵn sàng sử dụng.
Các chức năng chính của Kimi Sheets
Chuyển đổi PDF dễ dàng: Kimi Sheets giúp biến tệp PDF thành bảng tính có thể chỉnh sửa một cách đơn giản. Bạn không cần nhập dữ liệu thủ công, tài liệu cũng nhanh chóng trở thành dữ liệu có thể sử dụng.
Giữ định dạng chính xác: Công cụ giữ nguyên bố cục, cấu trúc và số liệu ban đầu sau khi chuyển đổi. Nhờ vậy, người dùng tránh được lỗi định dạng và dữ liệu luôn sạch, dễ dùng.
Tự động nhận diện bảng: Công cụ tự động xác định các bảng trong PDF và tài liệu mà không cần chọn thủ công. Hàng và cột được tách đúng cách, giúp dữ liệu sẵn sàng để phân tích.
Trích xuất dữ liệu có cấu trúc: Công cụ rút ra thông tin quan trọng từ tệp và sắp xếp thành cấu trúc rõ ràng. Nhờ đó, dữ liệu phức tạp hoặc lộn xộn trở nên dễ hiểu và dễ sử dụng hơn.
Tự động sắp xếp: Hệ thống sắp xếp dữ liệu theo trật tự phù hợp mà không cần phân loại thủ công. Nhờ vậy, trang tính luôn gọn gàng, có cấu trúc và dễ đọc cho người dùng.
Cách chuyển PDF sang Excel bằng Microsoft Word (Sao chép & Dán)
Một cách đơn giản để trích xuất dữ liệu là mở PDF trong Microsoft Word, nơi tệp được chuyển sang định dạng có thể chỉnh sửa. Sau đó, bạn có thể sao chép nội dung và dán vào Excel để dùng tiếp. Dưới đây là cách đưa bảng từ PDF vào Excel bằng Word.
Bước 1: Mở và chuyển PDF sang Word
Trong Microsoft Word, vào "File" > "Open" rồi chọn tệp PDF của bạn. Word sẽ tự động chuyển PDF thành tài liệu có thể chỉnh sửa, để bạn xem và truy cập toàn bộ văn bản cũng như bảng.
Bước 2: Chọn và sao chép dữ liệu cần dùng
Tìm bảng hoặc dữ liệu bạn cần trong tài liệu đã chuyển đổi. Bôi chọn phần đó, rồi dùng "Right-click" > "Copy" hoặc nhấn "Ctrl + C" để sao chép nội dung đã chọn.
Bước 3: Dán vào Excel
Mở Microsoft Excel và chuyển đến trang tính bạn muốn đưa dữ liệu vào. Dùng "Right-click" > "Paste" hoặc nhấn "Ctrl + V" để chèn nội dung đã sao chép, rồi điều chỉnh định dạng nếu cần.
Các công cụ hiện đại đã giúp xử lý dữ liệu nhanh và dễ hơn nhiều so với phương pháp thủ công. Một giải pháp thông minh như vậy là Kimi Sheets, giúp đơn giản hóa việc làm việc với dữ liệu PDF và bảng tính. Công cụ dùng các tính năng AI để chuyển đổi và sắp xếp thông tin với tốc độ cao và độ chính xác tốt.
Kết luận
Làm việc với dữ liệu PDF giờ không còn phải chậm chạp hay khó khăn. Tùy nhu cầu, bạn có thể chọn nhiều phương pháp khác nhau, nhưng một số cách vẫn đòi hỏi thêm công sức và thao tác thủ công. Các công cụ hiện đại nay giúp quy trình mượt mà, nhanh và chính xác hơn. Kimi Sheets nổi bật nhờ đơn giản hóa toàn bộ quy trình và cho kết quả tốt hơn. Hãy dùng thử ngay hôm nay để chuyển PDF sang Excel trong một trang tính và tiết kiệm thời gian cho công việc của bạn.