Microsoft Word 的追蹤修訂功能會記錄所有修改內容，同時保留原始內容，讓協同編輯過程中的每一項修訂都清楚可見。本指南將說明如何啟用此功能、瀏覽標記檢視畫面，以及如何接受或拒絕修訂，以在整個編輯流程中維持文件的完整性。
各項追蹤修訂功能總覽
Word 的追蹤修訂工具都集中在「校閱」索引標籤中，但每一項功能各有不同用途。以下先簡單整理，再進入詳細步驟。
| 功能 | 位置 | |
|---|---|---|
| 開啟 / 使用追蹤修訂 | 輸入時即時記錄修訂，並以作者顏色標示 | 校閱索引標籤 > 追蹤群組 |
| 接受或拒絕修訂 | 逐一或一次套用或捨棄追蹤的修訂 | 校閱索引標籤 > 變更群組 |
| 關閉 / 移除追蹤修訂 | 停止記錄新的修訂，或清除現有的標記 | 校閱索引標籤 > 追蹤群組 |
| 變更追蹤修訂顏色 | 自訂插入、刪除等不同標記類型的顏色 | 校閱索引標籤 > 追蹤對話方塊 > 進階選項 |
| 用 Kimi Docs 更聰明地審閱文件 | AI 輔助註解、比對與文件審閱 | Kimi Docs |
如何在 Word 中開啟並使用追蹤修訂
開啟追蹤修訂是記錄共用 Word 文件修訂內容的第一步。一旦啟用，每一項新增、刪除與格式變更都會自動以彩色標記顯示。Word 會標示出是誰做了哪些修改，確保審閱過程中不會遺漏任何細節。
步驟 1：開啟「校閱」索引標籤
開啟文件後,點選功能區上的「校閱」索引標籤。
步驟 2:開啟追蹤修訂
在「追蹤」群組中,點選「追蹤修訂」以啟用該功能。按鈕會呈現反白狀態,表示已啟用。你也可以在 Windows 按 Ctrl+Shift+E,或在 Mac 上按 Cmd+Shift+E 來切換此功能。這些步驟在所有目前版本的 Microsoft Word 桌面版中皆通用。
步驟 3:進行編輯
依需求輸入、刪除、移動或格式化文字。Word 會用底線標示新增的內容,用刪除線標示已刪除的內容。每位作者所做的修改會以不同顏色顯示,方便你辨識是誰做了哪些變更。
步驟 4:選擇檢視變更的方式
使用「校閱顯示方式」下拉選單來切換不同檢視模式。「顯示標記」會以行內方式顯示每一項修改;「簡易標記」則以較簡潔的外觀顯示,並在頁邊顯示變更提示;「無標記」可讓你預覽最終文件的呈現效果;「原稿」則顯示任何修改前的原始文字。
如何在 Word 中接受或拒絕追蹤的修訂
修訂經追蹤後,你可以逐一檢視每項修改,或一次清除整份文件中的所有修改。「校閱」索引標籤中的「變更」群組可以完成這兩件事。
步驟 1:移至文件開頭
點選文件最開頭處,讓 Word 從頭依序檢視各項修訂。
步驟 2:逐一檢視修訂
在「校閱」索引標籤中,使用「下一個」或「上一個」在各項追蹤修訂之間移動。針對每一項修訂,選擇「接受」或「拒絕」來套用或移除該項修改。
步驟 3:一次接受或拒絕所有修訂
點選「接受」或「拒絕」下方的下拉箭頭,選擇「接受所有變更」或「拒絕所有變更」。這樣可以一次清除文件中的所有標記。
如何在 Word 中關閉並移除追蹤修訂
關閉追蹤修訂後,系統將不再記錄新的編輯內容。文件中已存在的標記則會保留,直到你分別將其接受、拒絕或清除為止。
步驟 1:關閉追蹤修訂
前往「校閱」索引標籤,再次點選「追蹤修訂」以取消選取。按鈕將不再呈現反白狀態。此後新增的編輯不會被標記,但既有的標記仍會保持可見。
步驟 2:移除既有的追蹤修訂
若要清除所有既有的標記,點選「接受」下方的下拉選單並選擇「接受所有變更」,或點選「拒絕」下方的下拉選單並選擇「拒絕所有變更」。這樣會移除文件中所有的彩色編輯標記。
步驟 3:確認文件已清除乾淨
在分享最終版本之前,將「校閱顯示方式」設定切換為「無標記」,以確認沒有任何追蹤修訂仍可見。
如何在 Word 中變更追蹤修訂的顏色
Word 會自動為每位校閱者指派不同的顏色。如果這些預設顏色不適合你的團隊使用,你可以透過「進階選項」對話方塊,自訂插入、刪除及其他標記類型的顏色。
步驟 1:開啟追蹤設定對話方塊
在「校閱」索引標籤中,點選「追蹤」群組右下角的小箭頭,即可開啟「追蹤修訂選項」對話方塊。
步驟 2:開啟「進階選項」
在對話方塊中選擇「進階選項」，即可存取詳細的顏色與格式設定。
步驟 3：為每種標記類型選擇顏色
使用「插入」「刪除」「變更行」等選項旁的下拉選單來選擇特定顏色。若保留「依作者」設定，Word 會根據每處編輯的作者自動分配顏色。
用 Kimi Docs 更聰明地審閱文件
Word 的追蹤修訂功能會記錄改了什麼、誰改的。這確實有用，但要在一份有數百處編輯的長文件中逐一查看，仍然費時。Kimi Docs 更進一步。憑藉智慧的 AI 文件代理，它能讀取帶有追蹤修訂或評論的文件，協助你審閱、標註並定稿，比在 Word 中逐行查看更高效。
步驟 1：上傳文件並輸入所需的審閱類型
先把 Word 檔案上傳到 Kimi Docs。上傳後，Kimi 會連同文件內容一起讀取其中的追蹤修訂與評論，因此你不需要再自行整理已標記的內容。接著，描述你想要的審閱方式即可。
步驟 2：查看 Kimi 的標註並修改
如果文件已有前一輪的追蹤修訂或評論，Kimi 也會讀取並在此基礎上繼續處理。你不必從頭開始——它可以接續人工審閱者的進度，或是在已有的 AI 審閱結果上再加上一層意見。
步驟 3：下載已標註的文件
Kimi 完成後，將檔案下載為 Word 文件。評論與建議會直接嵌入文件中，就像同事所做的標記一樣。你可以在 Word 中直接接受、拒絕或回覆每一項。
Kimi Docs 的主要功能
專業級行內標註： Kimi 不是只給你一份摘要，而是把回饋直接以行內評論的形式放進 Word 文件中。你可以事先告訴它審閱角度——法律、編輯、學術等——它會在整份文件中一致套用。
沿用既有標記： 如果文件已有前一輪的追蹤修訂或評論，Kimi 會讀取並在此基礎上繼續處理。這對於多輪審閱特別重要，讓你不必每次都從頭來過。
並排版本比較： 上傳同一份文件的兩份草稿，請 Kimi 進行比對。它會找出版本間的差異並給出摘要，你不必自己逐一比對。
支援多種文件類型： 無論是法律合約、研究論文、商業報告，還是學生作文，操作流程都一樣。上傳文件、說明你的需求,即可取得已標註的版本。
Word 中的追蹤修訂與評論比較
追蹤修訂與評論的作用不同，該用哪一個取決於你要留下的是哪種回饋。必要時也可以兩者同時使用。
| 功能 | 追蹤修訂 | 評論 |
|---|---|---|
| 用途 | 記錄文字與格式的編輯內容 | 新增備註或意見，不改動文字本身 |
| 顯示方式 | 以行內底線／刪除線呈現 | 顯示在側邊的註解框中 |
| 對內容的影響 | 可接受以永久套用編輯 | 不會改變文件內容 |
| 適用情境 | 建議具體的文字或格式變更 | 提問、給予回饋或提出問題 |
兩者搭配使用能讓審閱者掌握完整脈絡：追蹤修訂顯示確切改了什麼，評論則解釋原因。
有效管理追蹤修訂的技巧
當只有一個人在編輯時，追蹤修訂用起來很直覺，但團隊一起用就沒那麼容易掌控了。以下這些習慣能幫上忙。
開始審閱前先講好設定。 顏色和顯示偏好是儲存在每個人的電腦上，而不是檔案裡。同一份文件，如果一個人用「所有標記」、另一個人用「簡易標記」，看到的結果會差很多。事先講好可以避免這種落差。
如果需要完整記錄，就鎖定追蹤修訂。 一般的追蹤修訂開關任何人都可以關掉，這代表有些編輯可能不會被記錄下來。如果這是個問題，可以到「校閱」>「追蹤修訂」下啟用「鎖定追蹤」，用密碼把開關鎖住，讓修訂記錄保持完整。
分享前先切換成「無標記」。 很容易一不小心就把還有未處理修訂的文件寄出去。在「無標記」檢視下快速確認一下，就能看到收件人實際會看到的畫面，以及是否還有需要先解決的標記。
外傳檔案前先跑一次文件檢查工具。 到「檔案」>「資訊」>「檢查問題」>「檢查文件」。這個功能可以找出並移除追蹤修訂、註解，以及你可能不想讓組織外部看到的審閱者姓名。
結語
Word 的追蹤修訂能讓審閱團隊裡的每個人清楚知道哪裡被改過、是誰改的、什麼時候改的。啟用、接受變更、調整顏色，以及整理最終文件所需的工具，都在「校閱」分頁裡。對於更複雜的審閱工作，Kimi Docs 可以在既有標記的基礎上加註、比較並繼續編寫，讓文件更快從草稿變成定稿。